الاختناقات الصامتة الثلاثة في عملياتك (وكيفية إصلاحها)

لا يحتاج متخصصو العمليات إلى الاقتناع بالحاجة إلى التحول الرقمي. فهم يقودون بالفعل أعمالهم من خلاله. إنه واقع يومي، وليس مجرد مفهوم نظري. ولكن حتى أكثر فرق العمليات استعدادًا قد تجد أن رحلتها الرقمية لا تتقدم تمامًا كما كان متوقعًا في البداية.

لقد استثمر قادة العمليات مبالغ كبيرة في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات، والتشغيل الآلي لمهام آليات العمل، والأدوات المستندة إلى الشبكة السحابية، لكن الكثير منهم ما زال يلاحظ أوجه قصور ومخاطر امتثال وتدفقات مجزأة تبطئ أعمالهم.

لأن التحدي اليوم لم يعد مجرد رقمنة آليات العمل، بل دمجها في نطاق الأعمال الأوسع لتعزيز الكفاءة وتقوية الامتثال وزيادة مرونة الأعمال.

من الواضح أن التقنية وحدها لا تضمن الكفاءة. لا تزال الكثير من مهام آليات العمل يدوية جزئيًا، حيث تظل البيانات محصورة في أنظمة البيانات المنعزلة، وتتأخر الموافقات، ويتطلب تتبع الامتثال إشرافًا بشريًا. وليس من المستغرب أن 69% من قادة العمليات وسلاسل التوريد يقولون إن استثماراتهم التقنية لم تحقق النتائج المتوقعة1، وفقًا لأبحاث PwC.

من خلال التركيز على ثلاثة تحديات غالبًا ما يتم تجاهلها في العمليات اليدوية – وهي الأنظمة غير المترابطة، ونقص الوضوح في الامتثال – يمكن لقادة العمليات إزالة اختناقات المعلومات وتحقيق الاستفادة الكاملة من استثماراتهم الرقمية.

هل ترغب في إعادة هيكلة قسم العمليات لديك لكنك قلق من تحديات التنفيذ؟ لست متأكدًا من كيفية الموازنة بين الطموح والعملية في رحلة التحول الرقمي؟

اقرأ "الدليل الإرشادي لقادة العمليات حول إدارة المعلومات"، وهو كتيّب شامل يحتوي على المعلومات التي تحتاج إليها لتحقيق النجاح بشأن التحول الرقمي في قسمك.

أوجه القصور الخفية التي تعيق الأعمال

رغم اختفاء معظم العمليات الورقية، فإن أوجه القصور لا تزال موجودة في مهام آليات العمل شبه الآلية، والأنظمة غير المترابطة، ونقاط ضعف الامتثال. ولا يتطلب التصدي لهذه التحديات بالضرورة المزيد من التقنيات، بل يتطلب نهجًا أكثر ذكاءً وترابطًا في إدارة المعلومات.

1. العمليات اليدوية

على الرغم من العيش في بيئات حديثة رقمية، فإنه لا يزال الكثير من الأشخاص يجدون أنفسهم يعملون على مهام آليات العمل الأساسية بطرق عتيقة بشكل متزايد. غالبًا ما تتضمن العمليات، مثل الموافقات على الفواتير وإعداد تقارير الامتثال وإدارة غرف البريد، إدخال بيانات يدويًا وسلاسل بريد إلكتروني طويلة وجداول بيانات منفصلة.

تُعد معالجة الحسابات الدائنة مثالاً رئيسيًا. لا تزال فرق الحسابات الدائنة تعتمد على موافقات الفواتير عبر البريد الإلكتروني وإدخال البيانات يدويًا، ما يؤدي إلى تأخيرات وأخطاء مكلفة. في المقابل، فإن التشغيل الآلي الصحيح لالتقاط الفواتير والتحقق منها والموافقة عليها يسرّع التدفق النقدي، ويحسن الدقة، ويوفر وقت الفرق المالية للتركيز على أعمال إستراتيجية.

تفتقر 53% من الشركات إلى حقوق وصول آلية للمستندات."

2. الأنظمة المنعزلة

تبطئ الأنظمة غير المترابطة أو المنعزلة العمليات بشكل ملحوظ. فعندما لا تندمج الأنظمة بسلاسة، يضطر الموظفون إلى نقل البيانات يدويًا بين نظام تخطيط موارد المؤسسة ونظام إدارة علاقات العملاء والمالية ومنصات إدارة المستندات. وهذا من شأنه أن يؤدي إلى أخطاء، واختناقات، بل وحتى زيادة الوقت الضائع.

إن عملية إدارة العقود هي مثال كلاسيكي. لا يزال الكثير من الشركات تعتمد على البريد الإلكتروني وجداول البيانات لإدارة عقودها، ما يجعل أي شكل من أشكال تتبع الموافقة والتحكم في الإصدار وفرض الامتثال أمرًا صعبًا. يوفر التشغيل الآلي لمهام آليات العمل العقود هذه، بدءًا من الصياغة وحتى الموافقة والتنفيذ، رؤية شاملة للعمليات وأوقات استجابة أسرع، وتتبعًا مستمرًا للامتثال.

3. عدم وضوح الرؤية بشأن الامتثال

مع ارتفاع المتطلبات التنظيمية، تفتقر الكثير من المؤسسات إلى رؤية كافية للمخاطر المحتملة في أمان المستندات وحوكمة المعلومات والامتثال التنظيمي الشامل. على سبيل المثال: تفتقر 53% من الشركات إلى حقوق وصول آلية للمستندات2، ما يزيد من تعرضها للغرامات التنظيمية وسمعة سيئة.

ومن الحلول البسيطة لمعالجة هذه التحديات هي غرفة البريد الرقمية، التي تبسط عمليات الامتثال من خلال التقاط المستندات الواردة وتوجهها آليًا. وهذا سواء وصلت عبر البريد الإلكتروني، أو الورق الممسوح ضوئيًا، أو النماذج الرقمية. فتضمن غرفة البريد الرقمية وصول أي مستند أعمال إلى الشخص أو الفريق المناسب على الفور ومن دون خطر وصول المعلومات الحساسة إلى الأيدي الخطأ.

المبررات العملية لإدارة معلومات أكثر ذكاءً

يؤدي تحسين إدارة المعلومات إلى تحقيق الكثير من الفوائد لمؤسستك، ما يؤدي إلى تحسين المرونة والسرعة والفعالية من حيث التكلفة في كل أنحاء المؤسسة. ومع ذلك، وكما أوضحنا في القسم السابق، فإن حتى الشركات التي تحولت إلى العمليات والتدفقات الرقمية كثيرًا ما تواجه تحديات بسبب التشغيل الآلي غير المكتمل، ومخازن البيانات المنعزلة، والفجوات الأمنية التي تعيق عملية اتخاذ القرار. فكيف يمكن لفرق العمليات إطلاق العنان لفرص استثماراتهم الرقمية؟

1. البحث عن المجالات المطلوب تشغيلها آليًا

يمكن أن يؤدي الحد من التدخل اليدوي في مهام آليات العمل الرئيسية إلى تحسين كفاءة العمليات التجارية الأساسية بشكل كبير. وبحسب أبحاث Canon‏3، يمكن للتشغيل الآلي الفعّال أن يقلل أوقات المعالجة بما يصل إلى 50% – وهو وقت يمكن أن تستغله الفرق في تحسينات إستراتيجية بدلاً من أداء المهام المتكررة.

2. توصيل الأنظمة

يؤدي توصيل مهام آليات عمل المعلومات عبر أنظمة الأعمال مثل تخطيط موارد المؤسسات وإدارة علاقات العملاء وإدارة المستندات إلى إزالة الحواجز المحتملة وتمكين اتخاذ قرارات أسرع مستندة إلى البيانات. فالشركات التي تطبق التشغيل الآلي الشامل تزيد احتمالية أن تحصل على ميزة تنافسية عن نظيراتها التي لا تطبقه بنسبة 75%4.

3. جعل الامتثال عنصرًا قياديًا

ومن جانب آخر، تؤدي إدارة المعلومات الذكية دورًا محوريًا في الامتثال. إذ أفادت فقط 51% من فرق تقنية المعلومات بأن سياسات الاحتفاظ بالمستندات آلية بالكامل5 – الأمر الذي لا يزيد فقط من خطر انتهاك قواعد الامتثال، بل يخلق أيضًا عبئًا ضخمًا على الفرق لإدارة هذه العملية يدويًا. ومن خلال إدخال حوكمة معلومات على مستوى المؤسسة، تستطيع الشركة تعزيز أمان المستندات على الفور وتبسيط الامتثال وتقليل تعرضها للمخاطر القانونية.

النتيجة؟ تُظهر الأبحاث أن الشركات التي تعمل على تحسين مهام آليات عمل المعلومات يمكن أن تقلل من تكاليف التشغيل6 بنسبة تصل إلى 30%. فمن خلال مجرد تحسين وقت معالجة المستندات، والتخلص من عمليات التسليم اليدوي، وأتمتة فحوصات الامتثال، يمكن لأي مؤسسة أن توفّر التكاليف بينما تحسّن الإنتاجية.

فالشركات التي تطبق التشغيل الآلي الشامل تزيد احتمالية أن تحصل على ميزة تنافسية عن نظيراتها التي لا تطبقه بنسبة 75%."

كيف تحسّنت آليات عملك الخاصة بالمعلومات

رغم أن التحسين الرقمي قد يبدو أمرًا معقدًا، فإن الواقع هو سلسلة من الخطوات المباشرة:

  1. تقييم مهام آليات العمل الحالية لتحديد الاختناقات والتدخلات اليدوية التي تبطئ العمليات.
  2. إزالة البيانات المنعزلة من خلال دمج المعلومات عبر أنظمة تخطيط موارد المؤسسة وإدارة علاقات العملاء والامتثال.
  3. التشغيل الآلي للعمليات ذات الأثر الكبير مثل الموافقة على الفواتير، وإدارة العقود، والتوجيه الفوري للمستندات عبر غرفة البريد الرقمية.
  4. تعزيز الأمن والامتثال من خلال تنفيذ سياسات الاستبقاء الآلية وضوابط الوصول ومبادرات الحوكمة على مستوى الشركة.
  5. الشراكة مع خبراء يفهمون كيفية دمج حلول إدارة المعلومات بفعالية.

مستقبل العمليات: سلس وذكي ورشيق

المرحلة التالية من التحول الرقمي في العمليات لا تتعلق بتبني المزيد من التقنيات. وبدلاً من ذلك، يتعين علينا أن نجعل التقنيات تعمل بشكل أكثر ذكاءً. ستحقق الشركات التي تستطيع سد فجوة الكفاءة – عبر التشغيل الآلي الذكي وتكامل أنظمتها وضمان التدفق السلس للبيانات عبر الأعمال – ميزة حاسمة في السرعة، وخفض التكاليف، والمرونة التشغيلية.

يكمن الأساس في تحديد الفرص للتشغيل الآلي لمهام آليات العمل الرئيسية، وربط أنظمة تقنية المعلومات المختلفة في الشركة، والحد من الاعتماد على الامتثال اليدوي. فقط عندها ستبدأ الشركات بربط النقاط والاستفادة الكاملة من تحولها الرقمي.

إدارة المعلومات الفعّالة ليست مجرد طموح، بل أصل إستراتيجي تحتاج كل مؤسسة إلى إعطائه الأولوية. فهي تقود إلى أثر ملموس على الأعمال. وبفضل الحلول المناسبة، مثل عرف البريد الرقمية، وإدارة العقود، والتشغيل الآلي للحسابات الدائنة، يمكن للمؤسسات أخيرًا تجاوز تدفقات العمل المجزأة لبناء نموذج تشغيلي مستقبلي.

هل تبحث عن خارطة طريق عملية مفصَّلة لإنشاء قسم عمليات رقمية سلس؟

احصل على نسختك من "الدليل الإرشادي لقادة العمليات حول إدارة المعلومات" من هنا.

الحلول ذات الصلة

Therefore™‎

يُعد Therefore™‎ برنامجًا لإدارة المستندات يتيح إدارة المحتوى على مستوى المؤسسة وآليات عمل مستندات فعالة.

نظام IRIS Powerscan

IRISPowerscan™‎
حل عالي السرعة لتصوير المستندات يعمل على زيادة مستوى الكفاءة بداية من التصوير ووصولاً إلى التكامل مع بيانات الأعمال التجارية.

Scan2X™‎

Scan2x™‎ هو حل ذكي لالتقاط صور المستندات يجعل المسح الضوئي عملية سهلة للجميع.

استكشاف المزيد

دليل التحول لقادة العمليات

امنح فريق العمليات لديك دفعة إنتاجية، وعزّز الكفاءة على مستوى المؤسسة باستخدام التشغيل الآلي لمعالجة الأعمال.

الدليل الإرشادي لقادة المالية حول إدارة المعلومات

اكتشف كيف يمكن لفرق المالية والحسابات الدائنة تحسين الكفاءة والامتثال باستخدام إدارة معلومات أكثر ذكاءً.

مستقبل التشغيل الآلي للأعمال: تسخير المعالجة الذكية للمستندات

توضح شركة Infosource كيف يمكن للمعالجة الذكية للمستندات أن تساعد الشركات في تنفيذ مهام آليات عملها وتأمين بياناتها وتوفير المال.

دراسة الجدوى لغرفة البريد الرقمية من Canon

قدّم دراسة جدوى قوية لغرفة البريد الرقمية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين باستخدام هذا الدليل.

للحصول على المزيد من المعلومات وطرح الأسئلة، يُرجى الاتصال بنا