ما زال الضوء مسلطًا على أمن المعلومات ــ في وسائل الإعلام وفي الوعي العام، والأهم من ذلك، في كيفية إنفاق الشركات لميزانيات تقنية المعلومات الخاصة بها. تُعد البيانات والوصول إليها هدفًا قيمًا جدًا بالنسبة إلى المجرمين.

لكن التغييرات التي تطرأ على طريقة عملنا تؤثر بشكل جذري في المشهد الأمني. إذ صارت المؤسسات تتبع أكثر وأكثر نموذج عمل مختلطًا، وهذا يسمح للعمال بالتنقل بمرونة بين المواقع: من المكتب المركزي إلى مساحة العمل المشتركة إلى المكتب المنزلي أو حتى "الطريق" عند تنقلهم من مساحة عمل إلى أخرى.

وفي حين توفر طريقة العمل الجديدة هذه الكثير من الفوائد، فإنه يمكن إنكار أن العمل المختلط والعمل عن بُعد زادا من تعقيد إدارة أمن المعلومات. ولكن من الممكن حل هذه التحديات عندما تتوفر لديك التقنية والدعم المناسبان.

فيما يأتي، نستكشف أربعة أسئلة متداولة تطرحها المؤسسات التي تدير بيئة عمل مختلطة – ونشرح كيف يمكن لشركة Canon أن تساعد في التطرق إليها.

سواء أكنت تعمل على إعداد بيئة عمل مختلطة أم تسعى إلى تحسين بيئة موجودة أصلاً، يجب أن تولي الأمن أولوية أساسية. ولكن من الشائع أن تتبنى المؤسسات هذه الأهداف كل على حدة، فتستثمر أولاً في التقنية التي تحتاج إليها لتمكين العمل المختلط ثم تنتقل بعد ذلك إلى تأمين بيئة العمل الموسعة. ولكنها تستطيع أن توفر الوقت وتتجنب "الدفع مرتين" من خلال النظر عن قرب إلى الإمكانات الأمنية لحلول العمل المختلط قبل أن تتبناها.

وفي Canon، نحن نولي الأمن أولوية في كل ما نفعله، بدءًا من الحماية من المخاطر السيبرانية المدمجة في أجهزتنا وبرامجنا، ووصولاً إلى الطريقة التي ندرس بها الحلول ونطبقها ونقدمها. في الواقع، وصفت شركة Quocirca ‏Canon بأنها رائدة في مجال أمن الطباعة والمستندات¹، مما يعني أن Canon تمنحك راحة البال عندما تدخل بشراكة معها لتحسين بنية العمل المختلط لديك لأنك تعرف أن أمن المعلومات يقع في جوهر الحل الذي نستخدمه.

من المهم التفكير في الطريقة التي ستتدفق بها المعلومات عبر بيئات العمل في مؤسستك، سواء أكان ذلك يتعلق بإنشاء المستندات أم مشاركتها أم تخزينها أم حذفها؛ فكل نقطة من هذه النقاط تمثل مشكلة أمنية محتملة. وتكمن إحدى مزايا خلفيتنا في إدارة المستندات والمعلومات في أننا نتشارك معك خبرة تغطي دورة حياة المعلومات بالكامل.

إذ تم تصميم نظامنا، الذي يتضمن الأجهزة والبرامج والخدمات، للعمل بشكل شامل لحماية معلوماتك في كل مرحلة وأي وقت وأي مكان تعمل فيه. وتوفر منتجات الأجهزة لدينا، بالإضافة إلى حلول المؤسسات التي نقدمها، أمنًا مدمجًا من خلال ميزات تشمل تشفير البيانات وتسجيل الأنشطة والوصول الآمن إلى مستندات الشبكة السحابية ومصادقة المستخدم لضمان عدم إمكانية طباعة المستندات أو الوصول إليها إلا من خلال المستخدم الذي تم تصميم المستندات من أجله.

ومن ناحية أخرى، تساعد حلول إدارة المستندات لدينا في دعم جهود مؤسستك من خلال توفير مستودع آمن ونظام أساسي للتعاون لاحتواء معلومات شركتك. ويمكن أن تتعرف حلولنا الذكية على المستندات الشائعة وتطبق سياسات أمن تلقائية لتقييد الوصول إليها، لكيلا يتمكن أي أحد غير الأشخاص الذين يحتاجون إلى رؤية معلومات معينة من الوصول إليها.

وباختصار، لا يفرض تنفيذ سياسات الأمن وجود فرق تقنية المعلومات. ولكن قد تشعر المؤسسات بالقلق إزاء كيفية التأكد من التزام الموظفين الذين يعملون عن بُعد بأفضل الممارسات من دون خلق عبء عمل كبير على فرق تقنية المعلومات وإحباط الموظفين من خلال إدارة سلوكهم عن قرب.

ولهذه الأغراض، ستستفيد كل مؤسسة من تثقيف موظفيها حول كيفية الحفاظ على أمن بياناتهم والأسباب وراء تطبيق السياسات. ومع ذلك، فإنه يجب أن يشكل فرض الأمن بطريقة رسمية ومتسقة أكثر أولوية أساسية لأي شركة تعمل في بيئة مختلطة.

توفر حلول إدارة المعلومات المستندة إلى الشبكة السحابية، بما في ذلك التعاون في مساحة العمل عبر الشبكة السحابية – التشغيل التلقائي للمعالجة، طريقة منظمة وآمنة تسمح للموظفين بالوصول إلى المستندات وتخزينها ومشاركتها. وبما أنها حلول مستندة إلى الشبكة السحابية، فهي تسمح للموظفين بالوصول إلى مستندات آليات عملهم أينما كانوا. ومع ذلك، يوفر الأمن المدمج غير المزعج قواعد تمنع المستخدمين من التسبب في حدوث ثغرات أمنية جديدة.

على سبيل المثال، تمنع ميزة التحكم في الوصول العمال من فتح المستندات الحساسة من دون إذن، بينما تضمن الأتمتة المدمجة في كل حل توجيه المستندات مباشرة إلى الموظف الصحيح في كل مرحلة من مراحل آلية العمل.

وجدت مؤسسة Gartner أن استخدام الأجهزة الشخصية وتقنيات المعلومات الصورية لا يزال شائعًا بين العمال الذين يعملون عن بُعد، إذ اعترف أكثر من نصف الموظفين بأنهم يستخدمون تطبيقات تعاون أو خدمات عبر الإنترنت لم تعتمدها شركتهم². فلنفكر هنا في السبب وراء اختيار التقنيات غير المعتمدة. عادة ما تكون الإجابة سببًا من اثنين.

أولاً، عند العمل خارج المكتب، ربما في المنزل أو في أثناء التنقل باستخدام الجهاز الخاص، قد يميل الموظف نحو استخدام الأدوات التي اعتاد استخدامها في حياته اليومية، ببساطة لأنه معتاد عليها ويألف طريقة عملها. وفي هذه الحالة، قد لا يدرك الموظف المخاطر التي يمكنه التسبب فيها عند استخدام هذه الأدوات، لذا فإن أفضل إستراتيجية للتعامل مع هذا السلوك هي التثقيف والتدريب.

ثانيًا، قد يقرر الموظف استخدام هذه الأدوات لأنه يواجه مشكلة مع الأدوات التي توفرها الشركة. إذ قد يكون الوصول إليها من خارج جدران الشركة بطيئًا أو معقدًا أو متعبًا.

وعلى الرغم من أن الأدوات متوفرة للجميع، فإن اعتمادها بشكل فعلي يستند إلى سلاسة استخدامها وسهولته. وفي Canon، نحن نفكر في ذلك دائمًا عند تصميم حلولنا. إذ تسمح أنظمة التعاون في مساحة العمل عبر الشبكة السحابية - التشغيل التلقائي للمعالجة وTherefore Online للموظفين بالتفاعل بسهولة مع مستنداتهم في الوقت الحقيقي أينما كانوا ومن أي جهاز معتمد من دون تأخيرات محبطة. ولكنها توفر أيضًا أمنًا جوهريًا وشاملاً للمستندات. وإلى جانب منتجات الأجهزة التي نقدمها، نضمن توفير حلقة مغلقة للحفاظ على الأمن في كل الأوقات.

نحن نعلم أن أمن المعلومات ليس سهلاً حتى في أفضل الأوقات. ونريد تمكين المؤسسات من اعتماد نموذج التشغيل الذي يناسبها من دون القلق بشأن الإضرار بالأمن أو تعريض معلوماتها للخطر.

يمكن أن يؤدي العمل مع شريك موثوق به إلى تخفيف الضغط عن فريقك ويمنحك الدعم في تقييم المخاطر الأمنية في البنية الأساسية لتقنية المعلومات لديك، وهذا ما يساعدك في توقع الثغرات الأمنية وإنشاء نظام تقني يحميك منها، بغض النظر عن مكان وجود قواك العاملة.