تتغير الطريقة التي نعمل بها بسرعة كبيرة. إذ بدأت الشركات التي كانت، حتى وقت قريب، تحصر عملها في المكاتب بالكامل باستكشاف مزيد من الخيارات التي يمكن توفيرها للقوى العاملة لديها.

واستنادًا إلى المحادثات التي نجريها مع عملائنا، قمنا بتحديد أربعة أنواع شائعة من مساحات العمل التي تستخدمها الشركات في كل أنحاء أوروبا وتمزجها غالبًا لتحقيق بيئة "مختلطة". وهذه المساحات هي: "مركز الشركة" (مكتب مركزي أو فرعي) و"مركز المجتمع" (مثل مساحة عمل مشتركة) و"مركز المنزل" (الذي يشير إلى العمل من المنزل) و"المركز المتنقل" (العمل في أثناء التنقل).

لكن التكيف مع العمل المختلط ليس دائمًا سهلاً وسلسًا. وعند عمل الفرق من مواقع مختلفة، من الضروري أن تكون لدى الشركات خطة قوية للحفاظ على أمن الأعمال التجارية وفعاليتها.

في المقال أدناه، قمنا بتفصيل خمس نصائح ستساعد أي شركة تتطلع إلى تبني نظام عمل مختلط في القيام بذلك بشكل جيد منذ البداية.

توفر الأنظمة المستندة إلى الشبكة السحابية بيئة موحدة لتعمل الفرق معًا وتتشارك المعلومات وتتعاون مع بعضها بغض النظر عن موقعها. من خلال تحويل أعباء العمل والأنظمة الأساسية والبنية الأساسية إلى الشبكة السحابية، يمكنك البدء بفصل القوى العاملة لديك عن أي مساحة عمل محددة – وإذا لم تكن لديك أي بنية أساسية في الموقع لتديرها أو تصونها على الإطلاق، فيمكن أن تعمل شركتك افتراضيًا بشكل كامل.

وبمجرد أن تعتمد مؤسستك تقنيات الشبكة السحابية، يمكنك أيضًا الاستفادة من التطبيقات المصممة لتسهيل العمل المختلط على الفرق. على سبيل المثال، نعلم أن عمل الموظفين بفعالية يعتمد على مدى قدرتهم على الوصول إلى المستندات التي يستخدمونها يوميًا والتفاعل معها. ولهذا السبب، قمنا بإنشاء خدمات مثل التعاون في مساحة العمل عبر الشبكة السحابية - التشغيل التلقائي للمعالجة الذي يسمح للمؤسسات بالوصول إلى آليات عمل المستندات كاملة وإدارتها من خلال الشبكة السحابية، وهذا ما يسمح للفرق بمواصلة العمل كالمعتاد من أي موقع.

سواء أبدأت رحلتك لتصبح جاهزًا للشبكة السحابية أم لا، ما زالت بإمكاننا مساعدتك في تحسين مساحات العمل المختلطة لديك. ويعود سبب ذلك إلى أننا في Canon نقدم حلولنا بالطريقة التي تناسبك أنت، سواء أكان ذلك داخل الشركة أم عبر الشبكة السحابية أم من خلال مزيج من الاثنين معًا.

هل فكرت في الطريقة التي ستتكيف فيها آليات العمل لديك مع نموذج عمل مختلط؟ ابدأ بوضع خطة واضحة لها؛ في أي مرحلة تعتمد هذه الآليات حاليًا على خطوات تحدث وجهًا لوجه أو في الموقع؟ لتكون آليات العمل لديك فعالة في نموذج مختلط، يجب أن تستمر بالتدفق بغض النظر عن مكان وجود الموظفين، وهذا يكشف عن ضرورة نقل هذه الخطوات إلى عملية رقمية مدعومة بتقنية آليات العمل.

ويمكن أن يكون التخطيط لتقنيات آليات العمل الرقمية وتنفيذها معقدًا ومكلفًا، ويصعب التكيف مع العمل المختلط، لا سيما بالنسبة إلى الشركات الصغيرة الحجم ذات الميزانيات المحدودة. ولكن، مع التعاون في مساحة العمل عبر الشبكة السحابية – التشغيل التلقائي للمعالجة، استخدمنا خبرتنا في تكوين آليات العمل التجاري المشتركة سابقًا، بدءًا من معالجة الفواتير إلى إدارة العقود، التي يمكن الوصول إليها كلها مباشرة من أجهزة Canon. ويعني هذا أن الخطوات الموجودة في آلية عمل مستندات رقمية، مثل سياسات الموافقة والمشاركة والاستبقاء، مكوّنة سابقًا، ما يوفر لك الوقت والمال عند إعداد مساحات العمل المختلطة.

ومن الطبيعي أن يؤدي نقل القوى العاملة إلى خارج جدران الشركة إلى ظهور ثغرات أمنية جديدة، لا سيما عندما تتم مشاركة المعلومات ونقلها إلى داخل المؤسسة وخارجها. من هنا، من المهم تحديد أصول المعلومات الأكثر قيمة لديك، ومن ثم التفكير في أسئلة مثل: كيف ستتفاعل الفرق مع هذه الأصول عند العمل من مواقع أخرى؟ وما تدابير الحماية الأمنية التي سيتم وضعها لمنع الانتهاك العرضي أو الضار لهذه المعلومات؟ ومن المهم كمؤسسة وضع قواعد قوية لأفضل الممارسات حتى لا يتسبب العمال في حدوث ثغرات. ولكنك تحتاج أيضًا إلى تقنية توفر لك أمنًا جوهريًا لحماية الموظفين في أثناء عملهم اليومي. ولهذا السبب، من الضروري الانتباه إلى قوة الأمن الذي توفره الحلول التي تفكر في استخدامها للعمل المختلط ومراجعتها.

لقد وضعنا الأمن نصب أعيننا عندما طوّرنا خدمة التعاون في مساحة العمل عبر الشبكة السحابية – التشغيل التلقائي للمعالجة. فخدمة إدارة المعلومات الشاملة هذه لا تعمل على تحسين تجربة الموظفين مع العمل المختلط فحسب، بل إنها تدمج الأمن في كل مرحلة من دورة حياة المستند أيضًا. على سبيل المثال، يتم تطبيق سياسات الوصول إلى المستندات تلقائيًا في اللحظة نفسها التي يتم فيها مسح المستند ضوئيًا، بينما تتم حماية المعلومات المخزنة في مستودع المستندات المركزي بأمان بواسطة Microsoft Azure.

كما تعمل حلول إدارة المستندات وخدماتها لدينا جنبًا إلى جنب مع أجهزتنا لتوفر حماية قوية لشركتك. تم تصميم أجهزتنا خصوصًا لضمان الأمن، وهي تقدم مجموعة من الميزات والإمكانات للحفاظ على أمن المستندات، بدءًا من برنامج McAfee Embedded Control إلى مصادقة المستخدم.

يتمثل أساس إعداد نموذج عمل مختلط ناجح في النظر إلى كل مواقع العمل بنظرة شاملة. إذ ليست كل مساحة عمل مستقلة عن غيرها؛ ولا تزال الفرق بحاجة إلى أن تعمل مع بعضها بسلاسة عبر المسافة التي تفصل بينها. من هنا، لا يقتصر الأمر على العثور على التقنية التي تناسب كل موقع بمفرده، بل على تقنيات تعمل جيدًا مع بعضها. فكّر فيما إذا كنت قد جربت التقنيات التي تخطط لاستخدامها واختبرتها. هل تم تصميمها لتتكامل مع بعضها بسهولة؟ أم أنها ستتطلب تدخلاً مستمرًا من فريق تقنية المعلومات للحفاظ على عملها معًا؟ يُعد دمج الحلول إحدى أكثر المشكلات تعقيدًا التي يمكن أن تواجهها فرق تقنية المعلومات ولذلك من المهم وضع ذلك في الحسبان.

من هنا، نقوم في Canon بتصميم كل أجهزتنا وحلولنا لتعمل مع بعضها، الأمر الذي يخفف من مشكلات إدارة مساحات العمل المختلطة لفرق تقنية المعلومات. وتعمل حلول إدارة المستندات والمعلومات لدينا جنبًا إلى جنب مع أجهزتنا لتسهيل عملية التكامل وتمكينك أيضًا من زيادة إمكاناتك أو تعديلها مع تغير احتياجاتك.

وصحيح أن الضغوطات التي تدفعك إلى مواكبة طرق العمل المتطورة والمتغيرة كثيرة، لكن السرعة لا ينبغي أن تأتي على حساب التخطيط الجيد. وقد يكون من المتعب أن تحاول إعادة تخطيط طريقة عمل شركتك كلها لتجعلها آمنة وتعاونية وفعالة عند توزيع الفرق. لكنك لست مضطرًا إلى القيام بكل ذلك بمفردك، إذ يمكن أن توفر لك Canon شراكة ذات خبرة لدعمك في رحلتك، بدءًا من انتقالك إلى العمل المختلط وعمليات التحسين المستمر التي تطبقها ووصولاً إلى بناء نموذج مصمم لتحقيق عمل مختلط مستدام يطبق أفضل الممارسات.