الأسباب التي يمكن أن تجعل القرارات المتعلقة بالأجهزة تؤدي إلى نجاح تطورك الرقمي أو فشله

لقد كان التطور الرقمي يشكل مبادرة إستراتيجية رئيسية بالفعل، ولكنه اكتسب أهمية متزايدة في أعقاب فيروس كورونا. ويقول 59%¹ من صانعي القرارات في مجال تقنية المعلومات إن الضغوط الناجمة عن هذه الجائحة عجّلت جهودهم لتحقيق التطور الرقمي. وهذا "المبدأ الجديد" يؤثر تأثيرًا عميقًا في متطلبات الأجهزة المستقبلية. ولكي تتأكد من عدم إهدار استثماراتك، عليك التفكير في مدى انسجام تقنية مكتبك مع إستراتيجيتك للتطور الرقمي على المدى الطويل.

على الرغم من تفاوت الإحصائيات، تتنبأ الأبحاث² بأن نسبة 25% إلى 30% من القوى العاملة ستعمل من المنزل لأيام متعددة في الأسبوع بنهاية عام 2021. والعمل عن بُعد ليس ظاهرة جديدة تسبب فيها الوباء، بل هو توجّه ثابت اكتسب زخمًا على مدى العقد الماضي. ومع إعلان علامات تجارية بارزة كثيرة عن التزامها بنهج عمل مختلط وأكثر مرونة، يمكننا أن نتوقع انخفاضًا متسارعًا في الحضور إلى أماكن العمل، ولكن الواقع يفرض ببساطة تغيير دور المكاتب. وبدلاً من أن يصبح ذلك الوضع الافتراضي لكل أنشطة العمل، سيشكل خيارًا للمهام، مثل التعاون وجهًا لوجه واستخدام الموارد المتخصصة.

ستتمتع الآن الشركات وقواها العاملة بالحرية لطرح هذا السؤال - ما المطلوب تحقيقه وأي موقع عمل سيساعد في ذلك على أفضل وجه؟ وسيكون دور مدير الشركة وتقنية المعلومات التأكد من عدم تأثير التقنية في عملية اتخاذ القرارات أبدًا، ويمكن أن يؤدي أيضًا دور ميسّر خفيّ في كل بيئة عمل. وسيشكل ذلك تحولاً كبيرًا بالنسبة إلى مديري تقنية المعلومات. ففي السابق، كانت الشركات تعطي الأولوية للاستثمار التقني في الموقع للمكتب، ولكن يجب الآن التعامل مع كل بيئات العمل على قدم المساواة ليسير نهج العمل المختلط بالشكل الصحيح. ويجب أن يتمثل الهدف في ضمان تجربة عمل متسقة بغض النظر عن الموقع.

يتضح مما سبق أن الاستثمار في التقنية المناسبة يحمل أهمية بالغة. وينبغي التركيز على ضمان سير عمليات الشركات العادية، مثل الحسابات الدائنة أو عمليات التوظيف بشكل فعال على الرغم من أن المزيد من العمال يختارون العمل عن بُعد، سواء أكان بدوام جزئي أم كامل. وستشكل الرقمنة جزءًا مهمًا من هذه المعالجة عن بُعد لأن الفرق لا تستطيع العمل معًا على المستندات المادية بسهولة. ومن خلال تحويل المستندات المادية إلى بيانات رقمية، لا يجعلها الموظفون متاحة لأعضاء الفريق العاملين من المنزل فحسب، بل يضمنون أيضًا إمكانية مواصلة العمل على المستندات بأنفسهم حتى لو عادوا إلى المنزل، وهذا ما يتيح لهم العمل كل على حدة وضمن فريق بفعالية.

يرى نصف (49%) روّاد الأعمال تقريبًا أن رقمنة العمليات الورقية تحمل أهمية بالغة لمبادرات تطوير الأعمال³. وعلى الرغم من التركيز على التطور، يرى 65% من صانعي القرارات في مجال تقنية المعلومات أن استخدام الورق سيظل مهمًا لمساحات العمل بحلول عام 2025⁴. وبغض النظر عن التطورات في التقنية الرقمية، لم تتحقق التوقعات السابقة حول "المكاتب الخالية من الورق" التي تم الإعلان عنها. وحتى في ظل هذه الظروف القاسية التي تتزايد فيها الرقمنة، مثل ظروف الجائحة، يبقى الواقع أن الشركات تعجز غالبًا عن استبدال آليات العمل الورقية بآليات رقمية بنسبة 100%⁵. والحقيقة هي أن معظم الشركات لا تزال تحتاج إلى مستندات مادية في بعض الأحيان في آليات العمل المشتركة في الشركة، سواء أكان لأنها تبدأ على الورق أم تنتهي به.

ماذا يعني ذلك بالنسبة إلى الاستثمار؟ يعني ذلك أننا نستطيع في المستقبل على الأقل أن نترقب احتياج مديري تقنية المعلومات إلى الاستثمار في تقنية تدعم أساليب العمل المختلطة الفعالة.

يُعد شراء الأجهزة المناسبة ضروريًا لإنشاء نظام تقني يدعم العمل المختلط. ومع أن الاستثمار استنادًا إلى قرارات الشراء السابقة أو توفير التكاليف قد يكون أمرًا مغريًا، فإن العالم اليوم يختلف اختلافًا جوهريًا عما كان عليه قبل 12 شهرًا. ويجب أن تعمل أجهزة الطباعة والمسح الضوئي اليوم كمركز لآليات العمل المختلطة. وينبغي أن تشكل خيارات الاتصال ووظائف الرقمنة مفتاحًا لأي قرار شراء مستقبلي.

صُممت مجموعة منتجات Canon خصوصًا مع وضع العمل المختلط الفعال في الحسبان. وتُصنع أجهزتنا الذكية المتعددة الوظائف (MFDs) مع مراعاة أحدث تقنيات تصوير المستندات ومعالجتها، فضلاً عن إمكانية الاتصال بالشبكة السحابية المتقدمة المدمجة والتخزين العادي على الشبكة السحابية وتطبيق آلية العمل.

وأجهزتنا الذكية المتعددة الوظائف، مثل الفئة imageRUNNER ADVANCE DX C5800 Series المطروحة حديثًا لا توفر إمكانات طباعة متطورة فحسب، بل تقدم أيضًا تقنية مسح ضوئي ذكية لدعم التطور الرقمي. ويستطيع العمال تحويل المستندات المطبوعة بسهولة إلى معلومات رقمية يمكن تغذية تطبيقات مثل OneDrive أو Dropbox بها مباشرة أو يمكن توصيلها بآليات عمل الشركة مثل آلية عمل Concur من SAP. ويضمن هذا الاتصال المحسّن توافر المعلومات للزملاء بغض النظر عن موقعهم ويدعم العمل بفعالية أكبر من أي مكان.

بصفتك مدير تقنية المعلومات، من المرجح أن يكون عام 2020 قد أثر تأثيرًا كبيرًا في إستراتيجية تقنية المعلومات وأولويات الاستثمار لديك. ومع أن أولوية الشركات العاجلة ستكون "مواصلة العمل" على المدى القصير، فإنه يجب عليها التفكير في العمل المختلط على المدى الطويل بشكل عملي. كيف ستسير آليات العمل بفعالية عبر مواقع متعددة؟ ما العناصر التي يمكن رقمنتها بسهولة في هذه العمليات؟ وأين تظل الطباعة بالغة الأهمية؟ لدعم العمل بسلاسة حتى عند الانتقال بين الطباعة والرقمنة، يجب أن ينظر مديرو تقنية المعلومات في الاستثمار في الجيل التالي من الأجهزة الذكية المتعددة الوظائف التي لا توفر إمكانات الطباعة اليومية فحسب، بل تقدم أيضًا ميزات الاتصال والرقمنة وتمكين آلية العمل التي تستطيع أجهزة اليوم الذكية المتعددة الوظائف توفيرها.

اكتشف مدى استجابة أحدث أجهزتنا الذكية المتعددة الوظائف لطموحاتك في التطور الرقمي