على مر الزمان، كانت عبارة "موظفي المكاتب" اختصارًا لا يشير فقط إلى المكان الذي يعمل فيه الأشخاص، بل أيضًا إلى نوع العمل الذي يقومون به ــ العمل الذي يستند إلى المعلومات، وعلى مدى العقدين الماضيين، إلى أجهزة الكمبيوتر.

ولكن في السنوات الأخيرة، تطور مفهوم العمل في المكاتب مرة أخرى. فبدلاً من أن يكون مرتبطًا بموقع واحد، صارت المؤسسات تسمح على نحو متزايد للموظفين بالعمل في أي مكان بشرط أن يحافظوا على إنتاجيتهم.

ويتجه كثير من عملائنا نحو تطبيق نموذج العمل المختلط هذا على المدى الطويل، ويدمجون أنواعًا متعددة من مساحات العمل: من مركز شركة مركزي أو فرعي إلى منازل الموظفين أو مساحات العمل المشتركة أو عربة القطار أو صالة المغادرة في أثناء السفر.

ومع تزايد شيوع العمل المختلط، ينتقل السؤال الذي يطرحه قادة تقنية المعلومات من كيفية تمكين العمل خارج المكتب إلى كيفية تحسينه لكي يكون أكثر إنتاجًا بقدر الإمكان.

وفيما يأتي، نستكشف أربعة أسئلة شائعة تطرحها المؤسسات التي تسعى إلى الحفاظ على إنتاجيتها وتسريعها في بيئة عمل مختلطة، ونشرح كيف يمكن لشركة Canon مساعدتك في التطرق إليها.

من الشائع أن تعتمد الشركات على المستندات الورقية؛ وهذا لا يجعل الانتقال إلى نموذج عمل مختلط عملية مستحيلة، ولكنه يزيد من تعقيدها.

وعلى الرغم من أن التحول إلى نموذج محصور بالعمل الرقمي على الفور ليس بالأمر الضروري، فإن تحسين الاعتماد على الطباعة مع مرور الوقت يبقى أمرًا مهمًا يجب التفكير فيه. فالقيام بذلك سيسهل عمل فرقك من مواقع أخرى وسيخفض في الوقت نفسه من التكاليف – على المستويين المالي والبيئي.

وفي Canon، تركز خبرتنا على إدارة آليات عمل المستندات المعقدة التي تجمع بين العمليات الورقية والرقمية وتحقيق التكامل بينها. ونحن ندرك أن معظم المؤسسات انطلقت في رحلتها نحو الرقمنة، ويمكننا أن ندعمك في خلال رحلتك الخاصة. بغض النظر عن التوازن الفريد في مؤسستك، يمكننا توفير دعم مخصص لها للتكيف مع النموذج المختلط.

على الرغم من أن الحاجة إلى وجود عدد معين من الموظفين في موقع مركزي في أوقات محددة لا تزال موجودة، فإنه لا ينبغي حصر أي موظف في موقع ما لأنه يحتاج إلى طباعة مستند أو مسحه.

من هنا، نقدم في Canon أجهزة مصممة لكل نوع من أنواع مساحات العمل، بما في ذلك الأجهزة المكتبية التي يتلاءم حجمها مع احتياجات العمل من المنزل والأجهزة القوية المتعددة الوظائف المصممة للمكاتب الدائمة الانشغال. كما تأتي أجهزتنا مزودة بإمكانية اتصال مدمجة تتيح للفرق الوصول إلى المستندات التي تحتاج إليها حتى من خارج المكتب.

على سبيل المثال، بفضل الفئة imageRUNNER ADVANCE DX C5800 Series التي نقدمها، يمكن مسح المستندات ضوئيًا مباشرة إلى وجهات التخزين عبر الشبكة السحابية مثل OneDrive وDropbox أو إلى تطبيقات آليات العمل الموجودة. ويمكن كذلك تخزينها أو تصنيفها تلقائيًا من خلال برنامج التعلم الآلي، وهذا ما يسهّل على الفرق مشاركة الأعمال الورقية ومتابعة آليات العمل عبر المواقع ويحد من الأخطاء اليدوية في الوقت نفسه.

وبفضل التوافق مع تطبيقات الأجهزة المحمولة مثل Print Business من Canon وuniFLOW Online Print & Scan، يمكن للموظفين حتى إرسال المستندات لتتم طباعتها من أجهزتهم المحمولة أو تلقي مستندات رقمية عليها في أثناء التنقل، ما يضمن أنهم سيظلون قادرين على إنجاز عملهم بكفاءة أينما كانوا.

ونحن نزود أجهزتنا بمجموعة شاملة من البرامج المصممة للعمل بسلاسة معها. وتوفر الحلول، مثل التعاون في مساحة العمل عبر الشبكة السحابية – التشغيل التلقائي للمعالجة، الخدمة المثالية لإدارة المستندات والتعاون للشركة المختلطة. فهي نظام مستند إلى الشبكة السحابية "لا يأبه بالموقع" يسمح للموظفين بتحديد مواقع المستندات والوصول إليها ومعالجتها بأمان على الفور ومن أي مكان.

أولاً، فكّر في نقاط الضعف التي ستظهر في آليات العمل إذا تم نقلها إلى خارج الموقع. يُعد التشغيل التلقائي للمعالجة أداة مفيدة جدًا لتولي المهام المتكررة والمنظمة أو تعزيزها. وإذا وضعت ذلك في سياق قوى عاملة مختلطة، فيجب أن ينصب تركيزك على أتمتة المهام المتكررة التي تديرها الفرق بنفسها عادة.

وتتمتع Canon بخبرة واسعة في مساعدة المؤسسات في إدارة هذه العمليات. وتساعد تقنياتنا في تخفيف العبء عن الموظفين لتتقدم آليات العمل بكفاءة فيما يسخرون وقتهم لتأدية مهام أكثر قيمة.

ويوفر التعاون في مساحة العمل عبر الشبكة السحابية – التشغيل التلقائي للمعالجة آليات عمل مكوّنة سابقًا ومؤتمتة لتطبيقات الأعمال الشائعة مثل إدارة العقود ومعالجة الفواتير. ويمكن للمؤسسات التي تشتري أجهزتنا تنشيط آليات عمل رقمية منه مباشرة وعلى الفور، ما يساعد في استمرار تقدم الأعمال بكفاءة عبر المواقع المختلفة.

لا يمكن إنكار أن إدارة تقنية المعلومات في بيئة عمل مختلطة ليس بالأمر السهل، إذ يجب وضع الكثير من الجوانب في الحسبان، بدءًا من التأكد من أن الفرق قادرة على الوصول إلى بياناتها ومستنداتها ووصولاً إلى منع الثغرات الأمنية الجديدة.

ولكي يكون العمل المختلط فعالاً قدر الإمكان، من المهم أن تنظر نظرة شاملة إلى قسم تقنية المعلومات لديك. فعلى الرغم من أن مؤسستك قد تعمل عبر مواقع مختلفة، فإن هذه المواقع ليست مستقلة عن بعضها، وتحتاج فرقك إلى التواصل مع هذه المواقع والاتصال بها بسلاسة. ويمكن أن يؤدي تبني نهج تدريجي يجمع الأدوات والحلول عند التعامل مع تقنية المعلومات إلى متاعب في التكامل وآليات العمل غير المتوافقة، وهذا يتسبب في مزيد من التأخير والتعقيدات.

ومع وضع ذلك في الحسبان، يمكن القول إن الأمر لا يقتصر على توفير التقنية فحسب، بل يتطلب أيضًا توفير تقنية تعمل بسلاسة عبر كل المواقع. وكان هذا التفكير في جوهر خدمات التطور الرقمي لدينا: التي تشكل نظامًا للأجهزة والبرامج والخدمات مصممًا لدعم العمل الفعال من أي مكان. وتم تصميم هذه التقنيات المجرّبة لتعمل معًا، ما يقلل من التعقيدات وأوقات التعطل للعمال وفريق تقنية المعلومات.

ونحن نعلم أيضًا أن إدارة مجموعة أجهزة أمر متعب في أفضل الأوقات، ولكنها قد تفرض صعوبات محددة عندما لا تكون الأجهزة داخل منشآت الشركة حتى. ويوفر برنامج uniFLOW Online المستند إلى الشبكة السحابية نظامًا أساسيًا واحدًا لتوصيل كل مواقع العمل ببعضها. ومن خلال هذا النظام الأساسي، يمكنك إدارة مجموعة المعدات لديك بشكل مركزي، بغض النظر عن موقع الأجهزة، بدءًا من أذونات المستخدم للأمن ووصولاً إلى مراقبة استخدام الطباعة، وكل ذلك من أي مكان تعمل فيه.

ترتبط الإنتاجية ارتباطًا وثيقًا بالهدف الرئيسي للمنظمة، ومن ثم تحصل على مرتبة مرتفعة في قائمة أولويات كل قائد. وسيشعر عدد كبير من المؤسسات بالقلق بشأن التأثير الذي قد يخلفه تعطيل نموذج التشغيل التقليدي لديها على مستويات إنتاجية موظفيها.

ولكن مع الشريك المناسب والنظام الملائم، لن تتمكن فقط من الحفاظ على آلية عملك كالمعتاد مع العمل المختلط، بل ستتاح لك فرصة إعادة التفكير في آليات العمل الموجودة حاليًا وتحسينها من أجل تسريع الإنتاجية.

وبالإضافة إلى ذلك، لن تقتصر فائدة الاستثمار في الأساس المناسب للتقنيات على مساعدتك في تحسين العمل المختلط في هذه المرحلة وفي الوقت الحالي فحسب. ومن المهم أن ترى مستقبل مؤسستك كفرصة للتحسين المستمر. ويساعد هذا الأساس فرق تقنية المعلومات في إعداد مؤسستهم للتغيير، ما يسهّل عملية التطور والتحسين في المستقبل.