إن التشغيل الآلي ليس ظاهرة جديدة. وبسبب الحاجة إلى زيادة الإنتاجية، ابتكر البشر تقنيات لإنجاز المهام من دون مساعدة. وعلى مدى قرون، بدءًا من الأنوال التي تعمل بالبخار وحتى خطوط تجميع السيارات، ساعد التشغيل الآلي الموظفين في أداء المهام العادية والمتكررة لجعل أماكن العمل أكثر كفاءة ¹.

ولكن في العمل المكتبي، يتخذ التشغيل الآلي أشكالاً مختلفة. ويضيف العاملون في مجال المعرفة القيمة من خلال تقديم المعلومات ومشاركتها، ومن ثمَّ، فإن القدرة على القيام بهذا على نحو أكثر فعالية تشكل دفعة قوية للقدرة التنافسية.

في الآونة الأخيرة، أجرينا بحوثًا حول كيفية تغيّر عمليات مكان العمل، بما في ذلك كيفية إدارة المؤسسات للمستندات والمعلومات، وعلمنا أن المؤسسات بدأت الآن في تطبيق التشغيل الآلي بطرق متنوعة. وقد أدى ذلك بدوره إلى إطلاق العنان لفوائد تتجاوز الكفاءة، مثل تحسين تجربة العملاء والحفاظ على الأمان والامتثال.

ومع ذلك، رأينا أيضًا أن كثيرًا من الشركات تكافح للتقدم من الأشكال الأساسية للتشغيل الآلي إلى الأشكال المتقدمة. ثم سألنا: لماذا؟

رغم أن التشغيل الآلي كان بالفعل صناعة سريعة النمو قبل الوباء، فقد شهدت السنوات القليلة الماضية زيادة في استخدامه، مع نمو سوق التشغيل الآلي للعمليات التجارية العالمية من 5,1 مليار دولار في عام 2016، إلى 12,7 مليارات دولار في عام 2021 ². وقد أدى الوباء إلى زيادة سرعة هذه العملية لأنه دفع كثيرًا من الشركات إلى رقمنة نطاقات كبيرة من عملياتها³. والواقع أن اعتماد التقنية، وفقًا لمؤسسة McKinsey، كان أسرع بنحو 25 مرة من قبل الوباء ⁴.

النتيجة؟ خطت الشركات خطوات كبيرة في التشغيل الآلي لمهام الأعمال التي تم تجاهلها سابقًا، مثل خدمة العملاء والموارد البشرية ومعالجة الفواتير، والتي تتضمن عمليات متكررة تناسب التشغيل الآلي بصورة جيدة حتى لو لم تتمكن كثير من المؤسسات من وضع ذلك في الأولوية من قبل.

ووجدت شركة McKinsey أن مع هذه التطورات، انتقل توجه استخدام التشغيل الآلي من خفض التكاليف إلى اكتساب ميزة تنافسية⁵. ومع زيادة تقدم التشغيل الآلي وتطبيقه على عمليات الأعمال الأكثر تعقيدًا، فإنه يوفر فوائد إستراتيجية أكثر.

تضمَّن بحثنا طرح أسئلة على صناع القرار في مجال تقنية المعلومات حول تجاربهم مع التشغيل الآلي. ومن خلال إجابتهم، حددنا ثلاثة جوانب رئيسية وجدوا فيهم فوائد باستمرار:

الإنتاجية هي إحدى الفوائد الأكثر شيوعًا المرتبطة بالتشغيل الآلي، وقد أثبتت الأبحاث التي أجريناها ذلك. قال 37% من صناع القرار في مجال تقنية المعلومات إنها تسمح للفرق بالعمل بشكل أكثر كفاءة، ما يجعلها الفائدة الأهم.

وجد 32% من صناع القرار في مجال تقنية المعلومات أن استثماراتهم في التشغيل الآلي جعلت من السهل إدارة الامتثال وحماية المعلومات المهمة.

قال 34% من صناع القرار في مجال تقنية المعلومات الذين تحدثنا إليهم إن التشغيل الآلي ساعدهم في تحسين تجربة العملاء – وهي إحدى أهم الفوائد الثلاث.

ومن الواضح أن صناع القرار في مجال تقنية المعلومات يشعرون بالرضى تجاه عمليات تطبيقهم للتشغيل الآلي. ولكن هل هناك مجالات قد تفسح لهم المجال إلى أبعد من ذلك لجلب فوائد أكثر للتشغيل الآلي إلى مؤسساتهم؟

تمثل حماية البيانات مصدر قلق دائم لصناع القرار في مجال تقنية المعلومات، ومع زيادة طرق العمل الافتراضية والمختلطة، يصبح من الصعب على المؤسسات تتبع سلوك الموظفين. قال 36% من صناع القرار في مجال تقنية المعلومات إنهم يعرفون أو يعتقدون أن الموظفين لا يتبعون عمليات الامتثال، لذا فليس من المفاجئ أنهم يستثمرون بالفعل في تقنية إدارة المستندات الرقمية للحصول على رؤية أفضل وتحكم أفضل في كيفية تدفق المعلومات عبر مؤسستهم.

على سبيل المثال، لدى 53% من صناع القرار في مجال تقنية المعلومات بالفعل حقوق الوصول التلقائي، ما يضمن عدم قدرة الموظفين غير المصرح لهم على الوصول إلى المستندات الحساسة. قام 51% بتطبيق الأطر الزمنية للتخزين تلقائيًا لضمان حذف المستندات الحساسة بما يتوافق مع اللائحة التنظيمية المتعلقة بحماية البيانات العامة.

في كل الأحوال، يقول نحو نصف صناع القرار في مجال تقنية المعلومات إنهم طبقوا كل فرص إدارة المستندات الرقمية المحتملة التي سألنا بشأنها.

عندما نظرنا إلى التطبيقات الأكثر تعقيدًا التي تغطي كامل مهام آليات العمل، أدركنا أن اعتماد صناع القرار في مجال تقنية المعلومات لهذه المرحلة من التشغيل الآلي أقل بصورة ملحوظة. والأهم من ذلك، أن هذه هي أكثر أنواع التشغيل الآلي تأثيرًا؛ إذ يمكنها تطوير تجربة الموظفين والعملاء.

على سبيل المثال، 29% فقط من صناع القرار في مجال تقنية المعلومات طبقوا التشغيل الآلي على اتصالات عملائهم، و30% فقط قادرون على توفير تحديثات الحالة التلقائية للعملاء.

إذن ما الخطأ الذي يحدث، وكيف يمكن لصناع القرار في مجال تقنية المعلومات سد الفجوة لضمان عدم تأخرهم في أي تقدم؟

يُعد تقديم التشغيل الآلي لأداء مهام آليات العمل أكثر تعقيدًا ببساطة. ولكن في أثناء عملية بحثنا، أصبح من الواضح أن عملية تطبيق مثل هذا التشغيل الآلي الواسع النطاق قد تكون شديدة الصعوبة لسبب آخر بعينه، وهو مشكلة التوافق بين التقنية الجديدة والتقنية الحالية. ولهذا السبب، عندما يختار صناع القرار في مجال تقنية المعلومات تقنية جديدة، فإنهم يضعون في الحسبان، وفي المقام الأول، التوافق مع البنية الأساسية الحالية لتقنية المعلومات في مؤسستهم.

ومع تشغيل المؤسسات لأنظمة تقنية بيئية متزايدة التعقيد، فليس من المفاجئ ألا تكون التحديثات والابتكارات بالمهمة السهلة. وقد وجدت الأبحاث التي أجريناها أن 27% من صناع القرار في مجال تقنية المعلومات واجهوا حالات تأخير في أثناء تطبيق التقنية الرئيسية الأخيرة، وأن 23% منهم قد طبقوا التقنية، ولكن وجدوا أن الوظيفة غير مناسبة للغرض. إن ما كان من المفترض أن يجعل أي شركة أكثر كفاءة في إدارة المعلومات من الممكن أن يخلف تأثيرًا عكسيًا إذا تم التعامل معه بطريقة غير صحيحة.

في كثير من الحالات، يكون اختيار الشريك المناسب في أثناء تطبيق التقنية الجديدة هو عامل التفريق بين النجاح والفشل. وقد أشارت أبحاثنا إلى أن التعاون مع الشريك الخطأ يمكن أن يؤدي إلى تفاقم التحديات المتعلقة بالتوافق. ولهذا السبب فإن اختيار شريك يتمتع بخبرة في مجال دمج الحلول وتنظيمها من شأنه أن يساعد صناع القرار في مجال تقنية المعلومات في الحد من أي تعطيل أو حالة من عدم اليقين.

ولقد وجدنا أن زيادة وعيهم الرقمي من شأنه أن يوفر للشركات العناصر الأساسية التي تزيد من مرونتها. يُعد التشغيل الآلي جزءًا أساسيًا من هذه الرحلة؛ إذ يحسن من تجربة الموظفين والعملاء على حد سواء، ويوفر لصناع القرار في مجال تقنية المعلومات مستوى أكبر من التحكم والرؤية للمعلومات في مؤسساتهم أكثر من أي وقت مضى.

ولكن لتحقيق أقصى استفادة من التشغيل الآلي، يتعين على الشركات أن تكون على استعداد لبناء خطة للنمو تتجاوز حواجز التوافق. ومن خلال العثور على الشريك المناسب، تصبح هذه الحركة المستمرة نحو المستقبل الآلي أقل رهبة بكثير.

لاكتشاف التحديات التي تواجه صناع القرار في مجال تقنية المعلومات اليوم، وكيفية قياس الوعي الرقمي لشركتك، والمجالات التي يمكنك الاستثمار فيها لبناء إستراتيجية تشغيل آلي عملية. قم بتنزيل التقارير