نصائح لمديري تكنولوجيا المعلومات: طريقة تبسيط العمل المختلط الفعال

كان العام الماضي يشكل صعوبة بالنسبة إلى مديري تكنولوجيا المعلومات في كل مكان. ولم يتمكن أحد من توقع التغييرات المفاجئة والجذرية التي طرأت على إستراتيجية تكنولوجيا المعلومات التي كان يجب على المؤسسات تنفيذها. وعلى الرغم من تغيير طريقة عملنا، أدى الوباء إلى زيادة وتيرة التطور التدريجي. وتم تسريع وتيرة الإجراءات التي كان من الممكن أن تشكل خطة ثابتة لمدة ثلاث سنوات لتحقيق التقدم في مجال التطور الرقمي فجأة ليتم تنفيذها "الآن".

1. الاحتفاظ ببنية أساسية بسيطة

من الناحية التاريخية وبصفتك أحد أعضاء فريق تكنولوجيا المعلومات، ربما قضيت الكثير من الوقت في إدارة البنية الأساسية في الموقع وصيانتها. وعلى الرغم من أن هذا لم يمثل الاستغلال الأمثل لوقتك، فقد كان أمرًا معتادًا لدى الكثير من المؤسسات. وقد دفعت العواقب المترتبة على هذا الوباء الكثير من قادة الأعمال إلى إعادة النظر في العمليات المعتادة، وفي نهاية المطاف، لم تكن الزيارات المتواصلة للموقع قابلة للتطبيق خلال فترة الإغلاق الكامل فحسب، بل جعلت العمل الموزَّع أو العمل المختلط على المدى الطويل أمرًا مستحيلاً. ومن ثَمَّ، فقد عززت التجربة دراسة الجدوى للحد من الاعتماد على البنية الأساسية في الموقع؛ ومن بين المجالات التي تواجه تدقيقًا جديدًا مجال إدارة برامج التشغيل.

لا تتم مناقشة موضوع إدارة برامج التشغيل على نطاق واسع، ولكن الحقيقة أن هذا الموضوع يشكل أمرًا صعبًا لفرق تكنولوجيا المعلومات، حتى عندما تكون الأجهزة والمستخدمون في الموقع. يؤدي العمل المختلط إلى زيادة التعقيد. ومن المرجح أن يتطلب العمل في بيئات جديدة الاستثمار في أجهزة جديدة تناسب المواقع البعيدة بشكل أفضل. وتتطلب أيضًا الأجهزة الجديدة المزيد من العمل بالنسبة إلى فريق تكنولوجيا المعلومات، بما في ذلك ضرورة التأكد من وجود البرامج وبرامج التشغيل وإعدادات الأمان الصحيحة.

ستختلف متطلبات المستخدم وفقًا للدور الوظيفي الذي يؤديه، وهذا سينعكس على إدارة برامج التشغيل. ومن ناحية أخرى، وفي ظل رغبة المزيد من المستخدمين في توصيل أجهزتهم، أصبح من الضروري أن تتم إدارة برامج تشغيل الطابعة وتوزيعها بشكل صحيح. إن الانتقال إلى بيئة مستندة إلى الشبكة السحابية ولا تتضمن برامج تشغيل لا يوفر وقتك الذي لا يقدر بثمن المستغرق في إعداد الأجهزة البعيدة أو تحديثها فحسب، بل يضمن أيضًا عدم اضطرار شركتك إلى الحصول على المزيد من البنية الأساسية في الموقع.

2.إدارة مجموعة الأجهزة المركزية

يتضمن أيضًا الانتقال إلى إدارة مجموعة الأجهزة المستندة إلى الشبكة السحابية مزايا تتخطى سهولة استخدام البنية الأساسية بدرجة أكبر عن بُعد؛ حيث إنه يوفر إدارة مركزية وهذا يجعل من السهل متابعة مجموعة أجهزة الطباعة والمسح الضوئي وإدارتها وصيانتها.

على سبيل المثال، قد لا تكتشف بالفعل مشكلات مثل انخفاض مستويات الحبر وانحشار الورق والأخطاء حتى يقوم أحد الموظفين بالإبلاغ عن ذلك، وخلال ذلك الوقت تعمل المشكلة على إبطاء إنجاز المهام بالفعل. عندما يكون الجهاز على بعد 50 ميلاً من المكتب الرئيسي للموظف، يصبح تشخيص المشكلة وإصلاحها أصعب بكثير. وقد يعني ذلك أن الجهاز قد توقف عن العمل لفترة طويلة. باستخدام الأدوات المستندة إلى الشبكة السحابية، يمكنك مراقبة مجموعة الأجهزة وتوقع مشكلات مثل استبدال مسحوق الحبر، وهذا ما يقلل فترات التوقف عن العمل.

تتيح لك أيضًا الإدارة المركزية إدارة التحديثات بسهولة أكبر. ومن دون وجود مجموعة أجهزة في الغرفة نفسها، لا يمكن تحديث كل جهاز على حدة. بفضل برنامج الإدارة المستند إلى الشبكة السحابية، يمكنك بسهولة نشر التحديثات أو الميزات الجديدة عبر المجموعة بأكملها من دون مغادرة مكتبك. وهذا هو الأفضل بالنسبة إليك والأفضل بالنسبة إلى الموظفين الذين يمكنهم الوصول فوريًا إلى أحدث الإصدارات من دون تأخير، ويمثل ذلك أهمية بالغة ولا سيما عندما يتعلق الأمر بالأمان.

3.تدفق آمن وفعال للمعلومات

يقودنا ذلك إلى آليات العمل الآمنة والفعالة. يمكن أن يتفق الجميع على شيء واحد، وهو أن الأمان يشكل أهمية قصوى. ولكن يجب على فرق تكنولوجيا المعلومات أن تحقق التوازن الصحيح بين إمكانية الوصول والحماية. ينبغي أن يتمكن الموظفون من الوصول إلى الوثائق التي يحتاجون إليها من دون التعثر في الوثائق التي لا ينبغي الوصول إليها. وينبغي ألا يكون الوصول السهل للعمال على حساب الوصول السهل لأي شخص، بما في ذلك الجهات الفاعلة الضارة.

تقدم هنا الأنظمة القائمة على الشبكة السحابية الكثير من المزايا. وتتيح للموظفين الوصول بسهولة إلى المستندات التي يحتاجون إليها من أي مكان في آن واحد. كما أنها تسمح أيضًا لفرق تكنولوجيا المعلومات بإدارة الأمان بسهولة أكبر، وهذا يتيح لك وضع القواعد لمنح المستخدمين إمكانية الوصول إلى مواقع الملفات على الخادم وتقييدها.

وفي الوقت نفسه، تتيح لك أيضًا إدارة مجموعة الأجهزة المستندة إلى الشبكة السحابية معالجة ذلك لأجهزة الطباعة والمسح الضوئي. يمكنك تكوين ملفات تعريف المستخدمين وآليات العمل وإدارتها من منظور مركزي، وهذا يجعل من السهل تحديد قواعد لإدارة الوصول والمعلومات.

ومع دخولنا حقبة جديدة من العمل المختلط، ستجد فرق تكنولوجيا المعلومات نفسها تؤدي دور "مهندس المعلومات" على نحو متزايد. وسيتمثل جوهر ذلك في توفير الأدوات والتقنيات اللازمة لتمكين العمل الفعال والآمن من أي مكان. ربما قامت مؤسستك بتضمين الشبكة السحابية في خططها بالفعل، ولكنها ستصبح ضرورية لهذه المهمة، ولا سيما عندما يتعلق الأمر بإدارة مجموعة الأجهزة. ولكن ذلك لا يتعلق بمدى أهميتها فحسب، بل لأنها تمثل أيضًا فرصة لتحسين إدارة مجموعة الأجهزة بشكل عام، وهذا ما يساعدك في زيادة وقت التشغيل والحفاظ على أمان القوى العاملة لديك.

اكتشف المزيد عن شكل مستقبل تكنولوجيا المعلومات في غضون 10 سنوات.