أفضل أربع نصائح لدينا حول طرح تقنية إدارة المعلومات بسلاسة

إحدى هذه الوسائل هي اتخاذ قرار الاستثمار في التقنية الجديدة لتحسين تدفق المعلومات عبر المؤسسة. والوسيلة الأخرى هي النجاح في طرحها بأقل قدر من التعطيل، مع الحفاظ على خفض التكاليف.

من المهم تنفيذ ذلك بشكل صحيح؛ لأن عمليات تطبيق التقنية المأساوية تحتل العناوين الرئيسية – سواء كان ذلك ما حدث مع نظام سجل المرضى التابع لهيئة الخدمات الصحية الوطنية الذي تم التخلي عنه والذي تم وصفه بأنه "أكبر فشل في تقنية المعلومات على الإطلاق"¹، أو نظام التشغيل الآلي للمستودعات الفاشل التابع لشركة Sainsbury الذي تم التخلي عنه في وقت لاحق بتكلفة تبلغ 150 مليون جنيه إسترليني².

أجرت أبحاثنا الجديدة استبيانًا مع آلاف من صناع القرار في مجال تقنية المعلومات (ITDM) لفهم كيفية تطور عمليات الأعمال. وقد أظهر أنه في أثناء عمليات تطبيق التقنية الجديدة، تم التصويت على التوافق مع البنية الأساسية الحالية كالتحدي الأول الذي واجهه صناع القرار في مجال تقنية المعلومات.

قد تكون هذه المشكلات مدمرة لمشروع تقنية جديد، في وقت تتطلع فيه كثير من الشركات إلى أن تصبح أكثر وعيًا رقميًا. حتى أننا وجدنا أن 10% من المشاركين في الاستبيان اضطروا إلى التخلي عن التطبيق بالكامل خلال العامين الماضيين.

في هذه المقالة، سنحدد أربعة مجالات يجب على صناع القرار في مجال تقنية المعلومات النظر فيها عند تطبيق تقنية جديدة. إن فهم هذه العناصر بشكل صحيح يوفر فرصة الحصول على عمليات طرح أكثر سلاسة وأكثر فائدة، حتى تتمكن الشركات من رؤية فوائد أنظمتها الجديدة.

كجزء من بحثنا للتقرير، سألنا صناع القرار في مجال تقنية المعلومات عن التحديات التي واجهوها في المرة الأخيرة التي اتجهوا فيها إلى تطبيق تقنية خاصة بإستراتيجية معينة. كان التكامل مع قسم تقنية المعلومات الحالي لديهم المشكلة الأكثر شيوعًا، حيث بلغ نسبة 28%.

ولهذا السبب، عندما يفكر صناع القرار في مجال تقنية المعلومات في استثمار جديد، يظهر التوافق أيضًا بوصفه الاعتبار الأكثر أهمية في أثناء عملية الشراء، وتفوق أهميته حتى أهمية إمكانات التقنية ذاتها.

ولكن نظرًا إلى الوقت والتكلفة والتحديات المرتبطة بتقديم حلول جديدة تمامًا، فإن نصيحتنا تتمثل في التعامل مع المشتريات بطريقة إستراتيجية، الأمر الذي يؤدي إلى إعطاء الأولوية للتقنيات القابلة للتطوير التي تتيح لك إضافة مزيد من الإمكانات مع تطور الأعمال من دون تطبيقات جديدة رئيسية.

لقد سألنا صناع القرار في مجال تقنية المعلومات عن مستوى الدعم الذي تلقوه في آخر عملية تطبيق رئيسية للتقنية. قال 61% إنهم استعانوا بمورّد من جهة خارجية بشكل ما.

من المثير للاهتمام أن كل الشركات لا تتبع النهج نفسه عند البحث عن مساعدة خارجية. إذ يبحث 34% عن مستوى أساسي من الدعم يمنحهم الثقة لإدارة المهمة بأنفسهم. ويبحث 35% عن شراكة تعاونية تتم فيها تقاسم المسؤولية عن المشروع. وأخيرًا، يفضل 30% من صناع القرار في مجال تقنية المعلومات العمل مع شريك يتحمل المسؤولية الكاملة عن المشروع من البداية إلى النهاية.

ويعتمد هذا بالفعل على احتياجات المؤسسة وإمكاناتها. من المرجح أن تختار المؤسسات الكبيرة التي يزيد عدد موظفيها عن 5000 موظف التعاون الكامل، وهو أمر غير مفاجئ نظرًا إلى تعقيد تطبيق التقنية الجديدة في المؤسسات من هذا الحجم.

والفكرة الرئيسية هنا هي أنه لا يوجد نهج واحد يناسب كل الإستراتيجيات؛ فكل شركة تحتاج إلى التفكير في أين تكمن نقاط قوتها وضعفها قبل طلب الدعم الخارجي.

يعتمد الاختيار المناسب لك على أولويات مؤسستك.

على سبيل المثال، أظهرت الأبحاث التي أجريناها أن الشركات التي أدارت آخر تطبيق رئيسي للتقنية داخل الشركة أبلغت بأقل قدر من المشكلات في التوافق والتأخيرات، لذا إذا كانت السرعة هي أولويتك القصوى، فقد يكون هذا هو الخيار الأفضل. ومع ذلك، أدى هذا إلى تقليل الدعم المستمر، حيث رأى خُمس عدد صناع القرار أن هناك نقصًا في الاتصال مع المورّدين، وأن واحدًا من كل سبعة كان يفتقر إلى دعم ما بعد البيع.

أما صناع القرار في مجال تقنية المعلومات الذين اختاروا التعاون الكامل مع جهة خارجية، فقد حظوا بفرصة أكبر للإبلاغ عن أي تحديات (21%). وكان اختيار هذا المسار يعني أيضًا دعمًا واتصالاً أفضل بعد البيع، والأهم من ذلك، اضطر 5% فقط إلى التخلي عن المشروع – وهو ما يقرب من نصف معدل عمليات التطبيق الداخلية. أحد الجوانب السلبية التي أشار إليها بحثنا كان زيادة طفيفة في معدل المشكلات المتعلقة بالوظائف.

والأمر الواضح هنا هو أن محاولة تبني نهج مختلط في تقديم الدعم، إما مع تحمل جهة خارجية المسؤولية من البداية ثم تنفيذ مبدأ العمل الداخلي، أو العكس، يمكن أن يسبب المشكلات. وقد أبلغ أكثر من 90% من صناع القرار في مجال تقنية المعلومات الذين سلكوا هذا المسار بوجود تحديات، واضطر عدد أكبر بكثير إلى التخلي عن المشروع. وقد أدى هذا النهج أيضًا إلى ارتفاع معدلات المشكلات مثل عدم ملاءمة التقنية للغرض، أو انخفاض اعتماد الموظفين لأنظمة جديدة.

وما سيكون واضحًا لأي من صناع القرار في مجال تقنية المعلومات الذين تمكنوا من التغلب على هذه التحديات هو أنه ليس كل الشركاء متساوين.

إن اختيار الشريك المناسب لتطبيق التقنية الرئيسية ليس قرارًا سهلاً. فهناك كثير من الأمور التي يجب وضعها في الحسبان عند الاختيار.

يمكن للشريك المناسب التعاون مع صناع القرار في مجال تقنية المعلومات وخطوط الأعمال المختلفة للحد من بعض مخاطر التوافق والجدول الزمني المرتبطة بالمشروعات الكبيرة والمعقدة. ولكن العكس صحيح أيضًا. وكما رأينا، يمكن في الواقع أن تتفاقم مشكلات التوافق والتأخير بسبب التعاون الكامل.

إذن ما المقصود من هذا؟ من المهم أن يتعاون صناع القرار في مجال تقنية المعلومات مع شريك يتمتع بخبرة عميقة في تكامل الحلول والمعرفة المتخصصة بالتقنية التي يتطلع صناع القرار في مجال تقنية المعلومات إلى اعتمادها. ويجب أن يكون الشركاء المحتملون قادرين على جمع الحلول المختلفة معًا بدقة، وتنظيم الحلول للعمل بصورة متناسقة.

ويتطلب التطبيق الناجح أيضًا فهمًا متعمقًا لعمليات الأعمال، وخاصة كيفية معالجة المستندات والمعلومات في مؤسسة ما، من أجل إزالة أي عقبات.

في نهاية المطاف، ينبغي للشريك الأفضل أن يلهم الثقة حتى يتمكن صناع القرار في مجال تقنية المعلومات من الالتزام بكل إخلاص بمستقبل آلي، وإطلاق العنان للفوائد من تحسين الأمان والامتثال، وزيادة الإنتاجية، وتوفير تجربة عملاء استثنائية.