نظرة جديدة على الإنتاجية والأمان والكفاءة المستندة إلى الشبكة السحابية للعاملين في المكاتب اليوم

أدى ظهور العمل في البيئات المختلطة إلى ثورة هادئة في كثير من الشركات. حيث يعمل الموظفون الآن من مواقع متعددة أغلب الأحيان، بما في ذلك المكتب أو المنزل أو مساحات العمل المشتركة أو حتى في أثناء السفر باستخدام الأجهزة المحمولة.

وبالتزامن مع التبني شبه الكامل لحلول الشبكة السحابية وزيادة استيعاب التحول الرقمي والتشغيل الآلي، أصبحت هناك فرص غير مسبوقة للموظفين لمعالجة المستندات بطرق تناسبهم.

تُعد القدرة على إرسال أوامر الطباعة إلى أجهزة مختلفة في مواقع متعددة ومسح المستندات السرية ضوئيًا بأمان أمرًا بالغ الأهمية لفعالية العمليات التجارية، إذ يتيح حفظ المستندات واستردادها وأرشفتها بكفاءة من دون الإضرار بأمن المعلومات.

بوصفنا شركة رائدة في سوق الطباعة وإدارة المستندات، ندرك أن سلوكيات الطباعة والمسح الضوئي الشائعة بين الموظفين في أماكن العمل لا تستفيد بشكل كامل دائمًا من حلول الشبكة السحابية المتاحة في مؤسساتهم، وكذلك الحال بالنسبة إلى الاستفادة من الإمكانات الكاملة لأجهزة الطباعة والمسح الضوئي لديهم. ويعني هذا الاستثمارات التي قامت بها الشركات في مجال تقنية الشبكة السحابية لا يتم استغلالها بالشكل الأمثل.

من خلال إجراء تغييرات بسيطة على كيفية الطباعة والمسح الضوئي، يمكن للمؤسسات زيادة الإنتاجية وتوفير الوقت المستهلك في المهام الشاقة والمتكررة مع تحسين أمن المعلومات والمستندات. ويمكن أن يسهم التحول إلى مؤسسة أكثر كفاءة في التقدم نحو تحقيق أهداف الاستدامة.

هل تتعرف على أي من هذه التحديات؟

• اضطرارك الذهاب إلى المكتب بانتظام لطباعة المستندات أو تسليم نماذج مهمة لمعالجتها.
• اضطرارك إرسال المستندات إلى عنوان بريدك الإلكتروني ثم مشاركتها مع زملائك كمرفقات، أو مشاركة المستندات معك بالطريقة نفسها.
• اضطرارك تخزين مستندات يُحتمل أن تكون سرية، مثل السيّر الذاتية أو العقود، على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• مواجهتك صعوبة في العثور على مستند، أو تذكر الاسم الذي أسميته به، أو مكان تخزينه.
• إدراك أنك تمسح أكوام من المستندات ضوئيًا باستخدام وظيفة المسح الضوئي العادية على الطابعة المكتبية متعددة الوظائف، ثم تضطر إلى فرز الملفات وتسميتها يدويًا على مكتبك.

يعمل المسح الضوئي إلى الشبكة السحابية على تحسين إدارة المستندات بشكل فوري، حيث يتم تحميل المستندات تلقائيًا إلى موقع مركزي للتخزين على الشبكة السحابية. وهذا بدوره يسهِّل البحث عن المعلومات والوصول إليها واستردادها، وتحسين التعاون حيث يصبح بإمكان الفرق الوصول بسهولة إلى المستندات الممسوحة ضوئيًا ومشاركتها، بغض النظر عن مكان عملهم.

تُظهر التقارير الإضافية أن الموظفين قد يستهلكون ما يصل إلى ساعتين يوميًا في البحث عن المعلومات، ويقر أكثر من 76% منهم بالاحتفاظ بنسخ محلية من مستنداتهم. معوقات التعاون.

بما أن التحول الرقمي يقلل من استخدام الورق، فإنه يساعد أيضًا المؤسسات في أن تصبح أكثر استدامة، مع توفير تكاليف الورق والطباعة والتخزين المادي.

وأخيرًا، قد يؤدي تخزين المستندات الحساسة محليًا ومشاركتها عبر البريد الإلكتروني إلى عواقب وخيمة محتملة على المؤسسة إذا تم اختراق الأمان بسبب تناثر نسخ متعددة غير مُدارة من المستندات على أجهزة مختلفة عبر مواقع متنوعة.

لمعالجة هذه المشكلات، توفر أجهزة Canon متعددة الوظائف التي تدعم تقنية الشبكة السحابية الحائزة جوائز إضافة إلى حلول الاتصال بالشبكة السحابية الرائدة في السوق تكاملاً سلسًا مع كل حلول التخزين السحابي الشائعة المستخدمة في الأعمال اليوم، بما في ذلك OneDrive for Business وSharePoint وTeams من Microsoft وGoogle Workspace وDropBox.

تلبي حلول الاتصال بالشبكة السحابية من Canon مجموعة كبيرة من احتياجات مكان العمل، حيث تدعم سلوكيات الطباعة والمسح الضوئي الأكثر إنتاجية، بدءًا من مستوى المستخدمين الأفراد وصولاً إلى المؤسسات الكبيرة:

• Canon Cloud Connector
• حل للمبتدئين يناسب المؤسسات الأصغر حجمًا يتيح الطباعة والمسح الضوئي إلى الشبكة السحابية باستخدام الحد الأدنى من موارد تكنولوجيا المعلومات.
• uniFLOW Essentials
• للعملاء الذين يحتاجون إلى الطباعة الآمنة بجانب ميزات إضافية لإدارة المستندات مثل المحاسبة والأجهزة المركزية وإدارة المستخدمين.
• برنامج uniFLOW Online
• حل قابل للتوسع للطباعة والمسح الضوئي يستند إلى الشبكة السحابية، يقدم تجربة العمل السلس في البيئات المختلطة، فضلاً عن مجموعة أوسع من الأجهزة ودعم البائعين المتعددين. كما يتيح خيارات المسح الضوئي المتقدمة، بما في ذلك المسح الضوئي لدفعات المستندات المتعددة، وتنظيم المستندات وفهرستها استنادًا إلى البيانات التي تحتويها استعدادًا لمزيد من المعالجة. في النهاية، لا يوجد حل واحد يناسب الجميع في ما يتعلق بالاتصال بالشبكة السحابية. فذلك يعتمد على الاحتياجات الفردية لمؤسستك. ما مهام سير العمل لديك؟ ما حجم مؤسستك؟ ما الترتيبات التي تضعها للعمل في البيئات المختلطة؟ مجموعة خدمات التحول الرقمي من Canon، سواء كانت أجهزة طباعة أو مسح ضوئي أو حلولاً أو خدمات تستند إلى الشبكة السحابية، يمكن أن تساعدك في تحقيق أقصى استفادة من استثماراتك الحالية، بما في ذلك حل التخزين السحابي المفضل لديك، لزيادة الإنتاجية وتعزيز أمن المعلومات في مؤسستك.