DWF: العمل بطريقة مختلفة

التحدي

تُعد شركة DWF LLP إحدى قصص النجاح في مجال الأعمال القانونية في المملكة المتحدة التي شهدت تطورًا سريعًا، حيث بدأت بأربعة أشخاص حتى وصلت إلى شركة توظف أكثر من 2300 شخص في 13 مكتبًا دوليًّا. تهدف الشركة إلى استثمار هذا النجاح من خلال اجتياز التصنيفات القانونية لتصبح من أكبر 15 شركة – وهو هدف أسمى بكثير من مجرد تحقيق الأداء المالي.

يصرح أندرو ليثيرلاند، الشريك الإداري والرئيس التنفيذي، قائلاً "فرصتنا الكبيرة تكمن في أداء الأعمال بطريقة مختلفة". تُشكِّل هذه الفلسفة ثلاثة أهداف إستراتيجية للشركة تتمثل فيما يلي: تقديم خدمة أفضل إلى العملاء والعمل بطريقة تحقق المزيد من الربح وتوفير بيئة تجذب أفضل الموظفين وتمكّنهم من العمل بكامل طاقاتهم. بالنسبة إلى الصناعة التي تسيطر عليها عمليات تتطلب استخدامًا كثيفًا للورق، تُعد الإدارة الرقمية للطباعة والمعلومات مهمة جدًا لتحقيق هذه الأهداف.

يوضح جانيس موريس، مدير تقديم الخدمات والمشتريات في DWF، أن "أساليب العمل التقليدية تُهيمن على هذه الصناعة". "يتيح لنا التغلب على العمليات التي تتطلب الكثير من الوقت والموارد والموجودة ضمن إطار هذه الأعمال القانونية ميزة تنافسية مهمة". ومن ثَمَّ، قررت DWF استخدام الحلول الرقمية للعمليات التجارية الأساسية وخلق بيئة عمل أكثر مرونة. من الناحية العملية، كانت DWF بحاجة إلى إدارة التكاليف والتعقيد الموجود في إنتاج ما يصل إلى 57 مليون صفحة مطبوعة سنويًّا. كانت الشركة أيضًا بحاجة إلى الامتثال للمطالب التنظيمية الصارمة لهذه الصناعة لحماية بيانات العميل الحساسة.

الحل الذي تقدمه Canon

من خلال العمل على نحو وثيق مع DWF، وضعت Canon إستراتيجية جديدة للمستندات تعمل على إصلاح البنية الأساسية للطباعة على مستوى الشركة. أدخلت Canon ميزات إمكانية الوصول إلى المستندات عبر الهاتف المحمول والطباعة عبر الهاتف المحمول وغرفة البريد الرقمية التي تستخدم الحلول الرقمية تلقائيًّا وتسلم جميع المستندات المنشورة مباشرة إلى صندوق البريد الوارد الخاص بالمستلم في صورة بريد إلكتروني. تتضمن حلول المستندات التي تم تصميمها لمساعدة الموظفين على العمل بمرونة – سواء أثناء السفر أو العمل من مكتب عام في مكتب آخر – أيضًا نظامًا آمنًا لتحديد الهوية وإرسال المهام لدعم أمن المعلومات.

المزايا

لمس موظفو DWF الذين يتمتعون الآن بالأدوات اللازمة للعمل بكفاءة بغض النظر عن أماكن عملهم هذا التأثير الكبير للتحول الرقمي للشركة. يميِّز ذلك هذه الشركة عن منافسيها في ضوء خدمة العملاء التي يمكن أن تقدمها، كما يوضح موريس قائلاً: "من خلال تمكين المستخدمين من الوصول إلى المعلومات الأساسية والعمليات التجارية أينما كانوا، نحن بذلك نعمل على تشجيع الكفاءات وروح بذل المزيد من الجهود لعملائنا".

أصبحت مساحة مكتب DWF الأقرب إلى المنزل الآن بيئة أكثر تعاونًا حيث تمكّن البنية الأساسية الجديدة للطباعة العملاء من العمل عن بُعد والطباعة من مكاتب DWF. يعلّق موريس قائلاً، "تُعد حقيقة قدرة عملائنا على الحضور إلى أي من مكاتبنا والعمل من خلالها كما لو كانت مكاتبهم الخاصة ميزة لا توفرها أي شركة قانونية أخرى تقريبًا".

لقد كانت مزايا غرفة البريد الرقمية من Canon مثيرة للإعجاب. وبالإضافة إلى السماح بتدفق المعلومات بطريقة أكثر سلاسة في جميع أقسام العمل، تتوقع DWF أن هذا الحل سيمثل عائدًا على الاستثمار في غضون سنتين ومدخرات جارية في التكاليف تصل إلى مليون جنيه إسترليني سنويًّا.

بالإضافة إلى المستندات التي تم تخزينها ونسخها احتياطيًّا وتأمينها رقميًّا، تم أيضًا تحويل الطريقة التي يبحث بها الأشخاص عن المعلومات وكيفية حفظها تمامًا. أصبح الموظفون الآن قادرين على العمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة، وأدى انخفاض الحاجة إلى المستندات الورقية إلى توفير مساحات هائلة في المكتب – مع الحد من تكاليف التخزين المادي بنسبة أكبر من 50%.

لا يأتي الابتكار على حساب الأمن، ومع ذلك، تم اعتماد مجموعة الحلول الكاملة وفقًا لمعيار دولي صارم في إدارة أمن المعلومات، يُسمى ISO 27001. من خلال دعم تعقب الأهداف البيئية والإبلاغ عنها، يساعد ذلك على تقليل انبعاثات الكربون من شركة DWF وضمان حصول الشركة على اعتماد ISO 14001 الشامل.

من الواضح أن هذا النهج يؤدي أداءً جيدًا: ففي عام 2014، اعتبرت صحيفة Financial Times هذه الشركة إحدى الشركات الأكثر ابتكارًا في جميع أنحاء أوروبا. واختتم موريس قائلا: