مقالة

الأساسيات التي يجب أن يعرفها جميع المديرين الماليين حول التطور الرقمي

ما مدى تأثير التطور الرقمي في أعمالك التجارية؟

تنزيل الدليل

دليل تطوير الشؤون المالية في البيئة المختلطة

اقرأ دليل Canon لإدخال التقنيات الرقمية والآلية إلى وظيفة الشؤون المالية

تنزيل الدليل

Woman speaks to men in a meeting

الأسئلة المتداولة التي يطرحها المدير المالي

رغم أن التطور الرقمي يؤثر في جميع الأقسام بصورة مختلفة، فقد وجدت وظيفة الشؤون المالية هذه العملية تشكل تحديًّا أكبر من غيرها. يذكر أربعة من أصل خمسة من المتخصصين في الشؤون المالية أن القسم الذي يعملون به لا يواكب باقي خطط التطور الرقمي لدى المؤسسة[1]. تُجيب الأسئلة المتداولة لدى Canon عن كيفية تغلب القادة الجدد للشؤون المالية على التحديات وتحقيق التفوق الرقمي من خلال التطور.

كيف يتطور دور المدير المالي؟

يتضمن دور المدير المالي عادةً التخطيط المالي والإبلاغ عن مستوى الأداء وإدارة المخاطر. ولكن، يتطور الدور الذي يؤديه المدير المالي من استعراض ما حدث والإبلاغ عنه إلى تحديد مستقبل المؤسسة والتخطيط له. يُتوقع الآن من المديرين الماليين وضع إستراتيجية قائمة على البيانات لتنظيم الميول و الاتجاهات المتوقعة. يمكن أن يقوم المديرون الماليون بهذا الدور الأكثر تقدمًا ما لم تعرقلهم الجوانب الإدارية وأعمال المحاسبة اليومية التي تستغرق وقتًا طويلاً. ومن ثَمَّ، يستثمر المديرون الماليون عادةً في المزيد من التقنيات التي تجعل هذه المهام أكثر كفاءة وتلقائية، وهذا يتيح لهم التركيز على المزيد من الأعمال الإستراتيجية ذات القيمة المضافة.

هل تتأخر وظيفة الشؤون المالية عندما يتعلق الأمر بالتطور الرقمي؟

عادةً ما يجد قسم الشؤون المالية أن التطور الرقمي يمثل تحديًّا أكبر من غيره في مجال الأعمال التجارية. في الواقع، يُقر 88%1 بأنهم يسعون إلى مواكبة الأهداف الرقمية للأعمال التجارية. و نتيجةً لذلك تواجه وظيفة الشؤون المالية في كثير من الأحيان مشاكل تتعلق بانخفاض الإنتاجية والكفاءة، فضلاً عن زيادة تكاليف العمليات. وهذا بدوره يمكن أن يؤدي إلى الإضرار بسمعة وظيفة الشؤون المالية كثيرًا كمركز للتكلفة.
[1] تقرير جمعية إدارة المعلومات والصور (AIIM): الشؤون المالية والمحاسبية لعام 2017

ما الحواجز التي تحول دون تطور الأعمال رقميًا، ولا سيما في وظيفة الشؤون المالية؟

لا يزال التقدم غير ملحوظ بسبب الاعتماد المفرط على العمليات اليدوية والأنظمة القديمة، حيث يذكر 66% [1] من المتخصصين في الشؤون المالية أنهم يعتمدون على الورق أكثر من أي وظيفة أخرى. والحقيقة هي أنه رغم أن جميع وظائف العمل تهدف إلى استخدام الحلول الرقمية على مستوى الأقسام في نهاية المطاف، فإن هذه العملية تعتبر ليست بالقصيرة. مع معالجة القسم لبعض المعلومات الأكثر حساسية وأهمية في المؤسسة بأسرها، قد يشكل النظر في تعطيل آليات العمل التقليدية تحديا صعبًا. لذلك يجب دراسة اعتماد التقنيات الرقمية جيدًا، ولا تزال جميع آليات العمل الرقمية واليدوية الجديدة بحاجة إلى العمل معًا.

كيف يمكن للشركات ضمان دمج التقنيات الجديدة في وظيفة الشؤون المالية بصورة فعالة؟

والحقيقة هي أن الشركات دائمًا تجمع بين التقنيات الجديدة والقديمة تحسين تكنولوجيا المعلومات القديمة وتحديثها مع إدخال تقنيات جديدة. لذلك، التطور الرقمي يعني تحديث العمليات الأساسية واغتنام الفرص لتحقيق كفاءة التشغيل الآلي مع الحفاظ على آليات العمل غير الرقمية وتعزيزها لتحسينها لاحقًا. من المحتمل أن يكون التطور الرقمي ناجحًا عندما تتقبل الشركات واقع هذه البيئة المختلطة، حيث تؤدي العمليات الرقمية والتناظرية دورًا على حد سواء.

ونتيجة لذلك، يجب أن تكون التقنيات الجديدة مرنة عند دمجها لتلبية احتياجات مراحل التطور المتغيرة وتوفير تكامل سلس وكامل مع الأنظمة الحالية والسابقة والمستقبلية وآليات العمل والعمليات.

Glasses resting on documents on desk

ما المحفزات التي رأيتها للتطور في قسم الشؤون المالية؟

سواء أكان ذلك يتعلق بإدخال اللائحة التنظيمية المتعلقة بحماية البيانات العامة (GDPR) مؤخرًا أم القوانين الأخرى المتعلقة بالرشوة أو الرق المعاصر أم الالتزام بإعداد تقارير عن شروط الدفع، ثمة عدد متزايد من تحديات الامتثال التي تشكل ضغوطًا على أقسام الشؤون المالية يجب تغييرها. لا تجعل الطرق الورقية التقليدية العمليات الأساسية مثل عملية "من الشراء إلى إتمام الدفع" أكثر تعقيدًا وصعوبة من حيث الإدارة فحسب، بل تعرض الامتثال التنظيمي للخطر أيضًا. إلى جانب تحسين الكفاءة والسرعة، يساعد إدخال التقنيات الرقمية والآلية الشركات على إنشاء عمليات وآليات عمل أكثر شفافية وعرضة للمساءلة وتناسب مشهد الامتثال المعقد في الوقت الحالي.

توجد دائمًا تقنيات نشطة جديدة، ولكن ما الذي تعتقد أنه سيوفر أكبر فرصة لوظيفة الشؤون المالية؟

رغم أن هناك العديد من التقنيات المقبولة باعتبارها "الخطوة التالية الأهم"، فسيوفر التشغيل الآلي أكثر المزايا الأصلية والعملية لوظيفة الشؤون المالية اليوم. ينبغي أن يكون التشغيل الآلي في قسم الشؤون المالية ركيزة إستراتيجية أساسية في التطور الرقمي لأي شركة؛ حيث إنه يُعد أمرًا ضرورياً لربط المعلومات المادية والرقمية التي يديرها القسم. يوجد العديد من المزايا التي يوفرها التشغيل الآلي للعمليات الأساسية مثل معالجة الفواتير وعملية "من الشراء إلى إتمام الدفع"، بما في ذلك أنه يجعلها أكثر كفاءة ويقلص تكاليف إدارة المكتب الخلفي ويسهل استمرار التوافق بين الشركات.

يتيح التشغيل الآلي لأقسام الشؤون المالية الحد من فرصة حدوث خطأ بشري، من حيث معالجة الأعمال الورقية وأيضًا اتباع أفضل الممارسات، على سبيل المثال من خلال تسهيل اتخاذ تدابير تدريجية مثل الموافقات الإلزامية التي تمنع المستخدمين من تخطي الخطوات الضرورية لاستمرار التوافق. وفي الوقت نفسه، يمكن تدقيق عملية رقمية بسهولة وهي تساعد على الامتثال للوائح الحوكمة الداخلية والمحاسبة الخارجية.

هل الذكاء الاصطناعي مبالغ فيه؟ أم هل يمكن أن يتضمن مزايا تعود بالنفع على وظيفة الشؤون المالية؟

تتضمن المزايا الملموسة التي يمكن أن يضيفها الذكاء الاصطناعي إلى الشركة العديد من الأمثلة، ولعل أفضلها هو الاستفادة من البيانات لتوفير رؤى تنبؤية قيمة بدلاً من مجرد إبلاغ الشركة بما حدث بالفعل. ثمة مهمة رئيسة يضطلع بها أي مدير مالي، وكذلك وظيفة الشؤون المالية، وهي تحليل مستوى الأداء ووضع الإستراتيجية. رغم أن الذكاء الاصطناعي يعتمد على البيانات دائمًا، فإنه يمكنه تحليل سنوات من بيانات الأداء السابقة وتحديد الأنماط المجدية التي قد تكون غير مرئية للعين المجردة. بمجرد تنفيذ الإستراتيجية، يمكن للذكاء الاصطناعي أن يراقب الشركة وينبهها إلى عمليات الانحراف فور حدوثها، وهذا ما يؤدي إلى تحديد المشكلات تلقائيًّا للمساهم المناسب عند الحاجة إلى اتخاذ إجراء.

كيف يمكن لفريق الشؤون المالية المساعدة على تحسين التعامل مع إدارة المشتريات؟

يعمل قسما الشؤون المالية والمشتريات معًا بشكل وثيق، ولكن يعتقد ثلث المؤسسات فقط أن الوظائف في قسمي المشتريات والشؤون المالية تتوافق معًا بشكل وثيق بالفعل. تؤثر سرعة عمليات الدفع ودقتها لدى المؤسسة تأثيرًا كبيرًا في قوة علاقتها بالموردين. عندما تبدأ عمليات الدفع في الزيادة عن الحد بسبب عدم تحسين آليات العمل، ستتأثر قوة علاقات العمل هذه. نتيجة ذلك تتطلع العديد من الشركات إلى تحسين الترابط من خلال دمج تقنية التشغيل الآلي التي تحد من حالات التأخير والأخطاء المرتبطة بالمعالجة اليدوية، وهذا بدوره يعمل على تحسين العلاقة مع الموردين.

كيف ستتغير معالجة الفواتير وكيف سيتم إجراؤها في المستقبل؟

وفقًا لجمعية إدارة المعلومات والصور (AIIM)، تقر نسبة 22%[1] من الشركات بأن ربع عمليات معالجة الفواتير فقط يحدث آليًّا في الوقت الحالي، ومن المتوقع أن تزيد هذه النسبة لأسباب واضحة. توصل البحث الذي أجرته جمعية إدارة المعلومات والصور (AIIM) إلى أن متوسط الوقت اللازم لمعالجة الفواتير حوالي 3-5 أيام في الشركات التي لا تزال تستخدم الحل الورقي. وبالمقارنة، أفادت التقارير بأن دورات معالجة الفواتير في الشركات التي تستخدم الحل الآلي تستغرق أقل من يوم.

اكتشف كيفية تطوير وظيفة الشؤون المالية في البيئة المختلطة

الحلول ذات صلة

اكتشف المزيد

اكتشف المزيد عن تطوير وظيفة الشؤون المالية

تحدث مع فريقنا