أسباب كون المعلومات شريان الحياة لكل مؤسسة – وكيفية استثمارها

أصبح جمع البيانات أكثر انتشارًا عبر كل المؤسسات، خاصة بعد التحول الرقمي على نطاق واسع عقب الجائحة. لكن تظل هذه البيانات في كثير من الأحيان قيمة غير مستغَلة. تدرك المؤسسات أنها بحاجة إلى جمع البيانات واستخلاص الرؤى منها، لكنها غالبًا ما تفتقر إلى السبل الفعالة لإدارة كنوز المعلومات التي تمتلكها وتحليلها.

لذلك، يقع على عاتق مسؤولي تكنولوجيا المعلومات طرح الأسئلة الصحيحة. كيف يتم جمع البيانات؟ كيف يتم تحليلها؟ وهل يتم استخدامها لدعم عملية صنع القرار بشكل أفضل؟

لكن قبل ذلك، لا بد من تغيير طريقة التفكير. اعتمدت المؤسسات نظم إدارة المعلومات أساسًا بسبب الشواغل المتعلقة بالامتثال والأمن. وهذا نهج تفاعلي يحكم على فرق تكنولوجيا المعلومات دائمًا بالبقاء متأخرين عن المنافسة.

ومع انتشار التقنيات الناشئة مثل الذكاء الاصطناعي، وتعامل المؤسسات مع مجموعات بيانات أكبر وأكثر تعقيدًا، يتغير دور المعلومات.

هناك وعي متزايد بين مسؤولي تكنولوجيا المعلومات وغيرهم بأن الاستثمار في إدارة المعلومات لا يقتصر على مجرد تلبية المتطلبات، بل يمكنه الكشف عن القيمة غير المستغلة وتعزيز سرعة العمليات ودفع الأمان وتوفير تجربة أكثر فائدة للموظفين.

تبدأ الإدارة الجيدة للمعلومات بتحسين مهام سير عمل المعلومات عبر المؤسسة. وتعتمد النتيجة النهائية على مستوى طموح صناع القرار داخل هذه المؤسسة.

يُعد فهم كيفية انتقال المعلومات داخل مؤسستك خطوة بسيطة لكنها ضرورية لإدارة البيانات بما يتماشى مع التزامات الامتثال. وقد تبنّت القطاعات الخاضعة لضوابط صارمة، مثل الرعاية الصحية والخدمات المالية، حلول إدارة المعلومات على نطاق واسع. تحتاج هذه القطاعات إلى إدارة كميات كبيرة من البيانات الحساسة، مثل سجلات المرضى ومعلومات الهوية الشخصية، ما يستدعي تركيزًا أكبر على تحسين إدارة المعلومات.

وفي حين أن هذه القطاعات كانت في طليعة تبني النظم الآلية، فإن تركيزها الشديد على تعزيز الامتثال كان سببًا في تفويت بعض المؤسسات الفرصة للاستفادة من الإمكانات الحقيقية لبياناتها.

وقد حد التركيز على الأمن والامتثال من نطاق إدارة المعلومات في كثير من المؤسسات وأدى إلى تصور مفرط التفاؤل بشأن النضج الرقمي.

توضح أبحاث Canon أن الشركات تحرز تقدمًا في العمليات الآلية، حيث أفادت 94% من الشركات بتنفيذها شكلاً من أشكال العمليات الآلية. وعند سؤال صناع القرارات في مجال تكنولوجيا المعلومات (ITDM) عن أمن المعلومات والعمليات الرقمية، رأى 78% منهم أن مؤسساتهم قد وصلت بالفعل إلى مرحلة النضج¹.

وعلى الرغم من اعتقادهم هذا حول النضوج، فإن 53% فقط من صناع القرارات هؤلاء قد اتخذوا "الخطوات الأولى" في رحلتهم نحو العمليات الآلية، حيث كانت ميزة حقوق الوصول التلقائي هي الميزة الأكثر تنفيذًا².

وهذا يكشف عن التطبيق السطحي للعمليات الآلية حتى الآن. إذًا، ما الخطوات التي يتعين على صناع القرارات في مجال تكنولوجيا المعلومات اتخاذها لتحسين هذا الوضع؟

البيانات هي شريان الحياة للمؤسسات، ويمكن أن تؤدي الاستفادة من قيمتها إلى إتاحة فرص إضافية وتحقيق ميزة تنافسية. لكن المعلومات لا تكتسب قيمتها إلا عند تبادلها. وبما أن المؤسسات تقوم بالفعل بجمع هذه البيانات لأغراض الامتثال، يجب أن يبحث صناع القرارات في مجال تكنولوجيا المعلومات عن طرق لمساعدة الفرق المختلفة في مشاركة المعلومات بشكل أكثر كفاءة. وبمجرد وصول الأشخاص المناسبين إلى البيانات الصحيحة، يصبح تحسين العمليات أسهل بكثير.

على سبيل المثال، في قطاع الرعاية الصحية، قد يتضمن ذلك استخدام البيانات المحفوظة في سجلات المستشفيات لتحسين تدفق المرضى في أقسام الطوارئ وتحديد العقبات وأوجه القصور للحد من أوقات انتظار المرضى. يمكن لإعادة النظر في آلية تدفق المعلومات داخل المؤسسة أن يصبح أيضًا عنصرًا أساسيًا في تحقيق ميزة تنافسية.

هل سمعت من قبل عن تأثير "الكرسي الدوار"؟ إنه عائق للنمو، حيث يحدث عندما يضطر الموظفون إلى التنقل بين عدة تطبيقات وأنظمة فقط من أجل إنجاز المهام الروتينية. والأسوأ من ذلك أنه قد يعرقل محاولات تطبيق تقنيات جديدة مثل الذكاء الاصطناعي. لكن من خلال ربط الأنظمة الأساسية وإنشاء شبكة معلومات موحدة، سيكون هناك برنامج قوي لإدارة المعلومات يعمل على جعل تبني التقنيات الناشئة أكثر سلاسة، مع دعم رفع العائدات بفضل إتاحة بيانات عالية الجودة يمكن الوصول إليها بسهولة.

ولا يتعين على المؤسسات أن تضطلع بهذه المهمة وحدها. حيث يمكن لشريك إستراتيجي يتمتع بالخبرة اللازمة في إدارة المعلومات وعمليات الأعمال أن يساعد في تحديد الرؤى الأكثر قيمة التي ينبغي التركيز عليها، والتعاون في إنشاء العمليات المناسبة لاستخلاص هذه الرؤى. في الوقت نفسه، يسهم وجود نظام أساسي متسق في تسهيل إدارة المعلومات على نطاق المؤسسة بالكامل والتغلب على الحواجز بين مختلف الأقسام. كما يمكن لفريق قيادة متحمس أن يدفع التغييرات ويوفر رؤية شاملة للمؤسسة.

لنتعاون معًا على تبني منظور جديد. لا تقتصر إدارة المعلومات على الامتثال فحسب. بل تتعلق بتسريع وتيرة العمل داخل المؤسسة واكتشاف القيمة في أماكن غير متوقعة. وعندما تستوعب المؤسسات هذه الفكرة، ستكون في وضع مثالي للاستفادة على أكمل وجه من التقنيات التي تحدد معالم المستقبل.