Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

مجلس مدينة ليدز: أصبح الأفضل بأقل الإمكانات

التحدي

يُعدّ مجلس مدينة ليدز الذي يوفر خدمات الدعم الحيوية لما يصل إلى 700000 مواطن ثاني أكبر سلطة حضرية في بريطانيا. وهو مهتم بأن يكون الأفضل – من حيث جودة الخدمات التي يقدمها وطريقة تقديم هذه الخدمات. في عصر التقشف وتخفيض الإنفاق على القطاع العام، يُشكِّل ذلك هدفًا صعبًا.

بالإضافة إلى رغبة المجلس في تحسين الإنتاجية مع خفض تكاليف الطباعة والحد من الفاقد، يحتاج أيضًا إلى معالجة التغيرات التي تحدث في طريقة وصول الأشخاص إلى الخدمات العامة. توضح هيلينا فيليبس، رئيسة قسم الخدمات المشتركة قائلة: "يتم إجراء المزيد من الاتصال على القنوات الرقمية ومن ثَمَّ، يكمن التحدي الذي نواجهه في تطوير الخدمات التي نقدمها في إطار تقلص الميزانية".

"كانت الأولوية لدينا هي تنفيذ حل ذكي للطباعة يوفر أموال المجلس ويوفر علينا جميعًا الوقت."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

عندما تعلَّق الأمر بتحديد مجالات عدم الكفاءة، أصبحت خدمات الطباعة الخاصة بالمجلس مرشحًا واضحًا. تمثل الطباعة وظيفة أساسية في مجال تكنولوجيا المعلومات بالنسبة إلى موظفي المجلس البالغ عددهم 12500 موظف، ولكن كان من الصعب إدارة الأجهزة المتصلة بشبكة الإنترنت وغير المتصلة وصيانتها. يذكر كيرستي مكارثي، مدير خدمات الطباعة المُدارة قائلاً "كان فريقي يقضي أيامًا في معالجة الأخطاء ومحاولة تقليل الأعطال. كانت الأولوية لدينا هي تنفيذ حل ذكي يوفر أموال المجلس ويوفر علينا جميعًا الوقت".

الحل الذي تقدمه Canon

من خلال العمل على نحو وثيق مع المجلس، وضعت Canon حلاً للطباعة على مستوى المؤسسة يحمل علامة PrintSmart التجارية. يتكون هذا الحل من 850 جهازًا متقدمًا متعدد الوظائف (MFDs) أحادي اللون وملوَّنًا وحل متكامل لخادم الفاكس في إطار نظام إدارة واحد.

"تولت Canon على الفور دور الشريك الإستراتيجي بدلاً من دور المورّد."

لمساعدة المجلس على تقديم PrintSmart في غضون ستة أشهر فقط، قدمت Canon دروسًا عبر مقاطع الفيديو والإنترنت بالإضافة إلى برنامج تدريبي لتأهيل "مستخدمين مميزين" يمكنهم توضيح كيفية استخدام النظام المحسّن لزملاء المجلس. صرح أندرو بيروم، مدير الخدمات والبنية الأساسية قائلاً "تولت Canon دور الشريك الإستراتيجي بدلاً من دور المورّد. تفانى أعضاء الفريق في عملهم تمامًا وبذلوا أقصى جهد ممكن لديهم يوميًّا – ولا سيما خلال المرحلة الانتقالية الصعبة. كانت التكنولوجيا رائعة وسهلة الاستخدام، وتقبّلها أعضاء الفريق بسرعة".

المزايا

أحدث حل PrintSmart تأثيرًا ماليًّا على الفور – فقد وفَّر للمجلس ما يقرب من 30% من قيمة العقد السابق في السنة الأولى، بالإضافة إلى أكثر من 400 ألف جنيه إسترليني حتى الآن. من خلال استبدال مجموعة الطابعات بعدد أقل من أجهزة الطباعة متعددة الوظائف الفعَّالة من حيث التكلفة، تم ترشيد عدد أجهزة الطباعة بنسبة 39% - مما أدى إلى انخفاض في حجم المطبوعات بنسبة 25% في السنة الأولى فقط. كانت المدخرات البيئية مثيرة للإعجاب. من خلال توفير ما يُقدر بحوالي 1007318 كجم من غازات الاحتباس الحراري و18139 شجرة في السنة الأولى، تمضي ليدز قدمًا في طريقها لتصبح مدينة تتمتع بانخفاض انبعاثات الكربون.

"كان التحسن كبيرًا. تضمن التغيرات الطفيفة مثل رؤية قوائم انتظار مهام الطباعة وإمكانية الوصول الشخصي إلى رمز PIN عدم فقد المستندات وتوفير الوقت."

حدثت أيضًا زيادة كبيرة في الإنتاج – كما يوضح جو ميكلو، رئيس إدارة الأعمال، "كان التحسن كبيرًا. تضمن التغيرات الطفيفة، مثل رؤية قوائم انتظار مهام الطباعة وإمكانية الوصول الشخصي إلى رمز PIN، عدم فقد المستندات وتوفير الوقت عند استرجاعها. تمكننا أيضًا الإمكانات البسيطة لمسح البيانات ضوئيًّا من الاستجابة بسرعة أكبر لطلبات المواطنين". تم التغلب على مشكلة التعطل بالفعل، وبالنسبة إلى أندرو بيروم، يكمن الدليل الواضح على النجاح في عدم تلقيه أي شكاوى منذ عدة شهور.

تم أيضًا إجراء تحسينات كبيرة على أمن البيانات. يضمن الحل المتقدم للفاكس، على سبيل المثال، المُستخدَم لتبادل المعلومات بين المستشفيات والمدارس معالجة المعلومات الحساسة بصورة آمنة. أدت أيضًا الإجراءات الجديدة مثل الوصول الشخصي إلى رمز PIN والحذف التلقائي من مهام الطباعة بعد 24 ساعة إلى تحسينات مهمة في هذا المجال.

مجلس رقمي

بمساعدة Canon، يتطلع أندرو بيروم إلى تقليل حجم المطبوعات في المجلس بنسبة 5 بالمئة أخرى كل عام. باستخدام تقارير بيانات النظام التفصيلية، سيستهدف فريقه الأقسام التي تزيد تكلفة الطباعة فيها وتعليم الموظفين كيفية تقليل تكاليف الطباعة. يهدف ذلك إلى ضمان أن البنية الأساسية الجديدة للطباعة تُنتج عائدًا طويل الأجل على الاستثمار، حتى يتمكن المجلس من استهداف مجالات أخرى بغرض التحسين والتوفير.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"من خلال إعادة التفكير في الطريقة التي نعمل بها، ساعدتنا Canon على تحسين الخدمات التي نقدمها إلى مواطني ليدز."

تم الاعتراف بنجاح PrintSmart في المجلس على المستوى الداخلي كمثال يحتذى به في كيفية تنفيذ المشاريع الكبرى. بالنسبة إلى هيلينا فيليبس، "تغلب PrintSmart على صعوبات الطباعة وحولها إلى أداة أساسية للعمل في العصر الرقمي. من خلال إعادة التفكير في الطريقة التي نعمل بها، ساعدتنا Canon على تحسين الخدمات التي نقدمها إلى مواطني ليدز".

اكتشف المزيد

يمكنك الاتصال بنا

اكتشف كيف يُمكننا مساعدتك على تبسيط عملك

اكتشف المزيد (بالإنجليزية)