إعادة تشكيل سمعة قسم الشؤون المالية

تطور الشؤون المالية

قال أربعة من أصل خمسة متخصصين في الشؤون المالية اليوم إن أقسامهم لا تواكب باقي خطط التطور الرقمي في المؤسسة، وهذا ما يجعلهم يعانون من مشاكل الإنتاجية والتكلفة والكفاءة.[1] تعتمد وظيفة الشؤون المالية بشكل تقليدي على العمليات اليدوية، والتي ترى أنها إما أن تكافح من أجل مواكبة وتيرة التغيير أو تقاومها بفعالية. في الواقع، يقول 66% من المتخصصين في الشؤون المالية إنهم يعتمدون على الورق أكثر من أي وظيفة أخرى،[2] في حين يقر 88% بأنهم يسعون إلى مواكبة الأهداف الرقمية للشركات.

قد يكون الافتقار إلى الابتكار التقدمي الذي يبدو أنه ينتج عن أقسام الشؤون المالية مسؤولاً أيضًا عن الانطباع بأن هذه الأقسام موجودة فقط كمركز لتحديد التكاليف. ولكن مع توفر الفرص الرقمية والآلية والتحسين لأقسام الشؤون المالية الحديثة، سيصبح كل شيء في مساره الصحيح. ورغم أنها مهمة كبرى في واقع الأمر، فإن اتباع نهج مدروس من أجل التطور الرقمي يمكن أن يؤدي إلى زيادة الكفاءة والتدفق النقدي داخل الشركة. ويمكن أن يساعد أيضًا على إقامة تعاون أكثر نجاحًا بين الفرق والأقسام داخل الشركة بصفة عامة.

كيفية تناول عملية التحول إلى التطور الرقمي

تحاول الشركات في كثير من الأحيان التحول بسرعة لتصبح "رقمية بالكامل"، على أمل حدوث تطور بين عشية وضحاها. والحقيقة أن هذه الخطوة معقدة ومُربكة للغاية ولا يمكن أن تحدث في مرحلة واحدة، لذلك من الضروري تبني حقيقة المؤسسة المختلطة. ومن الضروري أيضًا التأكد من أنه خلال عملية التحول، لا تزال مجموعات مختلفة من عمليات العمل الرقمية والتناظرية قادرة على العمل معًا، وهذا ما يضمن أفضل اتساق ممكن للأعمال التجارية.

وتتمثل إحدى إستراتيجيات البداية الموصى بها في البدء بتقسيم التطور الرقمي حسب كل وظيفة أو عملية أو حتى مستند أو معالجة العمليات الورقية أو اليدوية أو المتدهورة أولاً. وهذا تحد خاص لأقسام الشؤون المالية التي لا تزال تعتمد إلى حد كبير على العمليات اليدوية والأنظمة القديمة. ورغم ذلك، فإن العمل بوتيرة ثابتة سيجعل التطور الرقمي أكثر سهولة. وتتضمن الاستعدادات الأخرى لتحقيق ذلك وضع الأسس المتينة قبل إدخال نماذج الأعمال المحسنة رقميًا، مثل تنفيذ البنية التحتية التكنولوجية المناسبة وضمان حصول الموظفين على المعرفة الرقمية.

تطوير الشؤون المالية وتحولها إلى مصدر للربح

ثمة مصدر رئيس للتميز التنافسي للشركات وهو كيفية تنفيذ عمليات الدفع بكفاءة،[1] لذلك يعد التطور الرقمي للشؤون المالية الناجحة أمرًا بالغ الأهمية.

يجب أن تتطور الشؤون المالية لكي تواكب القرن الحادي والعشرين. إنه عالم جديد به تحديات جديدة (إدارة التدفق النقدي والاحتيال والرؤية النقدية وإعداد التقارير وتأثير الامتثال واللوائح التنظيمية على سبيل المثال لا الحصر)، ولكن هناك تقنيات رقمية جديدة ناشئة يمكن أن تساعد على مواجهه هذه التحديات الجديدة التي ينبغي أن تنتبه إليها الشؤون المالية. في الوقت الحاضر.

تُعد رحلة الوصول إلى التقنيات الرقمية ضرورة حتمية لتحول الوعي الداخلي والخارجي بالشؤون المالية من كونها مجرد مركز بطيء وقديم لتحديد التكاليف إلى مركز ربح عالي الأداء يقدم قيمة أعمال حقيقية ويساعد الأعمال التجارية على متابعة الابتكار في كل خطوة.

حتى الخطوات الصغيرة على مسار التطوير يمكن أن تقدم نتائج كبيرة. التشغيل الآلي للعمليات الرئيسة على سبيل المثال سيتيح لنا استعادة دورات حياة الفواتير والإيصالات كاملة بسهولة على الفور، بالإضافة إلى تحسين التدفقات النقدية وإدارة الموارد النقدية من خلال الرؤية الأوسع المتاحة بفضل التشغيل الآلي لعملية "من الشراء إلى إتمام الدفع" وتحسين إدارة الإنفاق غير المباشر. سواء أكان ذلك داخل المؤسسة أو عبر خدمة البرمجيات أو الاستعانة بمصادر خارجية من خلال موفر للخدمة، سيصبح من السهل اتباع أفضل الممارسات بحيث يمكن اتخاذ تدابير تدريجية وإلزامية بمجرد بدء التشغيل الآلي.

وبعدما يكون قسم الشؤون المالية جاهزًا للتحسين، يمكن أن تصبح الربحية الحقيقية على مستوى الوظيفة أمرًا واقعًا. تطبق 23% من الشركات تقنية التشغيل الآلي للمشتريات والشؤون المالية، ولكن من دون التكامل الذي سيعزز التطور الرقمي تمامًا.[2] يُعرف زيادة التعاون في مجال الشؤون المالية والمشتريات على وجه الخصوص بأنه أمر قد يحدث بمساعدة التقنيات التي تقرها الشركات. بالنسبة إلى المهام الكبيرة والروتينية والمتكررة مثل معالجة الفواتير، فإن التشغيل التلقائي للعمليات الآلية (RPA) يسجل البيانات ويتحقق منها ويتفاعل بشكل آمن مع تطبيقات المؤسسات الأخرى، وهذا بدوره يزيد من السرعة والدقة مع خفض التكاليف. يُذكر أيضًا أن التشغيل التلقائي للعمليات الآلية يساعد على اتخاذ القرارات التجارية الحاسمة بسرعة وذكاء.[3]

يمثل التنفيذ الفعال لهذه التقنيات المتقدمة والآلية فرصة حقيقية لأقسام الشؤون المالية في الشركات بمختلف أحجامها وأشكالها لإعادة تشكيل سمعة جديدة كمراكز للربح والكفاءة. من خلال التخلص بنجاح من السمعة القديمة للقسم والتي كانت مصممة لاستيعاب العمل الإداري، يمكن للشؤون المالية إعادة تهيئة نفسها من أجل الشركات الحديثة التي تقدم رؤية حقيقية وابتكارات، والأهم من ذلك، الربحية.