المضي قدمًا نحو تغيير دور الامتثال لمعايير الشراء

مشكلة الامتثال للشؤون المالية: اللائحة التنظيمية المتعلقة بحماية البيانات العامة وغيرها المزيد

تشهد الوتيرة السريعة للتغيير الذي يؤثر في أقسام الشؤون المالية الحديثة العديد من الابتكارات، مثل التشغيل الآلي والذكاء الاصطناعي، في وحدات الأعمال التقليدية. وإلى جانب المشهد التنظيمي المتغير، فإن الحفاظ على الامتثال بما يتماشى مع الابتكار التكنولوجي يمكن أن يمثل تحديًا بسبب تطلع الشركات إلى زيادة وتيرة التغيير الرقمي.

في عالم الشؤون المالية، يركز الامتثال بصورة تقليدية على السياسة الداخلية والعمليات المحددة، مع تطبيق الشركات الضوابط الواقعية لضمان أن قرارات الإنفاق تصب في مصلحة المؤسسات. ومع ذلك، يوجد اليوم عدد متزايد من التأثيرات الخارجية التي تستلزم اعتبارات إضافية للامتثال التنظيمي. سواء أكان ذلك هو إدخال اللائحة التنظيمية المتعلقة بحماية البيانات العامة (GDPR) مؤخرًا أم القوانين الأخرى المتعلقة بالرشوة أو الرق المعاصر أم الالتزام بإعداد تقارير عن شروط الدفع، ثمة عدد متزايد من اعتبارات الامتثال التي يتعين على أقسام المشتريات والشؤون المالية النظر فيها.

يتمثل التحدي الذي تواجهه أقسام الشؤون المالية في كل مكان في إدخال تغييرات تشريعية رقمية جديدة مثل اللائحة التنظيمية المتعلقة بحماية البيانات العامة في بيئة عمل لا تزال تعتمد بشكل متكرر على أساليب آليات العمل الورقية التقليدية. في الواقع، يقول 66%[1] من المتخصصين في الشؤون المالية إنهم يعتمدون على الورق أكثر من أي وظيفة أخرى.

ولكن سواء أكان قسم الشؤون المالية يستخدم التشغيل الآلي بالكامل أم أنه متأخر عن ركب التطور الرقمي، فإن الشراء الفعال للسلع والخدمات يعد جزءًا لا يتجزأ من إدارة أي عمل تجاري. وعلى هذا النحو، لا يمكن للامتثال التشريعي إعاقة العملية. ينبغي فقط حماية طريقة تنفيذ الشراء، وهذا ما يزيد من قوة العملية ويضمن الأمن لجميع الأطراف المعنية.

الحل المتوافق المكون من 3 اتجاهات

من الواضح أن المشتريات الحديثة ليست مسألة بسيطة. ومع ذلك، يمكن تقسيم مبدأ الشراء الفعال إلى عملية مكونة من ثلاث مراحل. هذه العملية عبارة عن طريقة لأقسام الحسابات الدائنة أو الشؤون المالية لضمان أن تكون المدفوعات كاملة ودقيقة، وهذه العملية تدقق في ثلاثة مستندات مهمة تتعلق بعملية الشراء وتمثل السلسلة الكاملة للمساءلة وتكشف عن أي اختلافات، من أجل إنقاذ الشركات من الإنفاق الزائد أو دفع تكاليف السلع أو الخدمات غير المستلمة.

عملية مطابقة الفواتير المكونة من ثلاثة اتجاهات هي ببساطة مطابقة المعلومات الواردة في أمر الشراء (PO) وإخطار استلام البضائع (GRN) والفاتورة. وهي عملية يمكن إجراؤها يدويًّا وقد تكون طويلة جدًا، وهذا هو السبب في أن العديد من الشركات تختار التشغيل الآلي للعملية من أجل تقليل وقت الأعمال الإدارية في الحسابات الدائنة وتقديم رؤى قيمة حول تسليم المورد وتوافق الأسعار.