هل آليات العمل الآلية هي مستقبل قسم الشؤون المالية؟

العقبات التي تواجه عملية التشغيل الآلي

لا يمثل تشغيل الحسابات الدائنة آليًّا عملية تطور معقدة فحسب، بل إنه عملية مكلفة أيضًا. لم يغفل عن ذلك المديرون التنفيذيون في الإدارة العليا، كما هو موضح في الشؤون المالية والمحاسبية لعام 2017 وفقًا لجمعية إدارة المعلومات والصور (AIIM): تقرير التشغيل الآلي لآليات عمل المعلومات الأساسية في إطار الشراكة مع Canon. في الواقع، يعتقد 25% من المتخصصين في الشؤون المالية أن اعتمادهم على حل تشغيل الحسابات الدائنة آليًّا لن يؤثر كثيرًا في تكاليف معالجة الفواتير. ورغم ذلك، يتوقع 23% من هؤلاء المتخصصين انخفاض التكاليف بنسبة 15%-20% من خلال نشر حل تشغيل الحسابات الدائنة آليًّا، ويتوقع 22% انخفاض تكاليف معالجة الفواتير بنسبة 25%-50%. فلماذا يتم التغاضي عن المزايا الملموسة للتشغيل الآلي؟

من الواضح أن هناك شيئًا غير منطقي عندما يتعلق الأمر بالتشغيل الآلي للشؤون المالية. ومع ذلك، تصبح الصورة أكثر وضوحًا عندما نأخذ في الاعتبار الملحوظات الإيجابية للشركات التي استثمرت بالفعل في عمليات التشغيل الآلي بما يتوافق مع ما تسعى جميع أقسام الشؤون المالية إلى تحقيقه؛ حيث أفادت 28% من الشركات بانخفاض التكاليف بنسبة 25%-50% من خلال نشر حل تشغيل الحسابات الدائنة آليًّا. أفادت 24% من المؤسسات التي تعتمد على تقنية التشغيل الآلي بتحقيق استرداد رأس المال نتيجة استخدام هذا الحل خلال 3 أشهر أو أقل، بينما حققت 36% عائدات استثمار خلال عام واحد. إلا أنه، يبدو أن هذه النتائج لم تتمكن حتى الآن من تحفيز الشركات المترددة في التكيف مع عمليات التشغيل الآلي.
ولكن التكاليف لا تُمثل سوى جزء من التحدي. يبدو أن الثقافة أيضًا تعرقل تطوير الشؤون المالية. رغم أن ثلث المؤسسات (29%) تشير إلى أن نقص رأس المال هو سبب توقفها عن بذل الجهود المتعلقة بالتشغيل الآلي، فقد تراجعت 27% من المؤسسات بسبب المخاوف المرتبطة بإدارة التغيير. قد يكون التحول غير مريح للبعض بالطبع، ولكن إذا التزم قسم الشؤون المالية بأن يكون جزءًا منتجًا واستباقيًّا في الشركة، فسيصبح تبني الإصلاح الرقمي أمرًا ضروريًّا.

المديرون التنفيذيون في الإدارة العليا يجب أن يبدؤوا في التشغيل الآلي

لعل أصعب العوائق التي يجب التغلب عليها هي العوائق القديمة. يصف 22% من المديرين التنفيذيين التشغيل الآلي كحل "لا يمكن تخصيصه أو يتماشى مع أولوياتهم الحالية"؛ وهذا ما يؤدي إلى حالة من التردد بشأن المضي قدمًا في تنفيذ مشاريع التشغيل الآلي. أفاد 23% آخرون أن التلاعب بعدد من المشاريع يحدد أولويات الصراع. تظهر حالة التردد الكبيرة في دعم تنفيذ التشغيل الآلي بوضوح. أشار ربع الموظفين (27%) إلى اهتمام كبار المسؤولين التنفيذيين ورعايتهم كحاجز رئيس للحصول على موافقة مشروع التشغيل الآلي للحسابات الدائنة والحسابات المدينة، رغم حقيقة أن العمليات المتقدمة يمكنها تحسين الأداء بصورة كبيرة.

في نهاية المطاف، يجب أن يقتنع المديرون التنفيذيون في الإدارة العليا بإمكانية التشغيل الآلي قبل الالتزام بخطة التطور. رغم أن البعض قد يكون بالفعل مقتنعًا بالمزايا التي تتضمن سرعة التحول (46%) وزيادة الدقة (46%) وتحسين تسجيل البيانات (35%) مثلاً؛ فلا يزال ذلك خطوة شاقة للشركات التي تفتقر إلى الخبرة الرقمية. فينبغي أن تركز أقسام الشؤون المالية على وضع دراسة جدوى قوية للتطور، مع التركيز أولاً على العمليات التي سيكون لها أكبر الأثر في الأعمال وتنفيذ الحد الأدنى من الاستثمار المطلوب. بمجرد اقتناع الإدارة العليا بالمزايا، يمكن بعد ذلك طرح إستراتيجية التشغيل الآلي الأوسع نطاقًا.

إذا كانت الشؤون المالية تُعد حقًا وظيفة مبتكرة تشكل جزءًا من تقدم الشركات، فيجب عليها أن تعمل بجد لتتخلص من سمعة اقتصارها على وظيفة المحاسبة فحسب. تكمن الفرصة هنا. يمكن للتشغيل الآلي تطوير قسم الشؤون المالية وربما أكثر من أي قسم آخر، لذا يجب أن يتخلص من سمعته المشوهة.